La digitalización avanza a un ritmo imparable y las administraciones públicas no son ajenas a esta transformación. La creciente demanda ciudadana de servicios más ágiles, eficientes y transparentes ha situado a la automatización inteligente como una solución clave.
¿El resultado? Procesos más rápidos, menos errores y mayor trazabilidad. En este artículo descubrirás cómo Servinform, empresa pionera y referente en Automatización Inteligente en el sector público en España, impulsa esta evolución dentro el sector público hacia una administración más digital, proactiva y orientada al ciudadano.
¿Qué es la automatización inteligente y por qué es relevante en el sector público?
La automatización inteligente combina RPA (automatización robótica de procesos), una tecnología que permite que robots realicen tareas manuales y repetitivas; con inteligencia artificial, que hace que los robots sean capaces de tomar decisiones basadas en datos y lograr un aprendizaje continuo.
En el ámbito público, donde la eficiencia y el aprovechamiento de los recursos son fundamentales para ofrecer un servicio de valor a la ciudadanía, la automatización inteligente se presenta como una solución eficaz para mejorar la eficiencia operativa, cobrando gran relevancia como respuesta directa a diferentes retos que afrontan las administraciones públicas:
- Altos volúmenes de tareas repetitivas, que consumen tiempo y recursos humanos.
- Limitaciones presupuestarias y de personal, que dificultan una atención ágil y sostenible.
- Presencia de sistemas heredados obsoletos que no siempre permiten integraciones tecnológicas.
- Exigencias crecientes de trazabilidad y control, especialmente en entornos normativos complejos.
- Demanda ciudadana de servicios más rápidos, digitales y transparentes, que exige nuevas respuestas desde lo público.
- Campañas de grandes volúmenes de solicitudes: citaciones para campañas de vacunación, declaración de la renta, apertura de plazos para ayudas y subvenciones, procesos electorales… multiplican las solicitudes y complican una gestión ágil.
Así, la automatización inteligente se consolida como una herramienta estratégica para modernizar la administración, aumentar su capacidad operativa y mejorar la experiencia del ciudadano. En definitiva, actúa como un acelerador de la modernización administrativa y habilita un modelo de administración electrónica más eficiente y accesible
Casos de uso comunes de automatización inteligente en administraciones públicas
La automatización inteligente está transformando la operativa diaria de muchas administraciones públicas. Entre los procesos que más se benefician de esta tecnología destacan:
- Gestión de expedientes: clasificación automática de documentación, extracción de datos y carga en sistemas internos.
- Tramitación de solicitudes: automatización del registro y verificación de datos para agilizar los procesos y reducir errores.
- Envío de notificaciones: generación y remisión de comunicaciones electrónicas con trazabilidad y control de plazos para garantizar transparencia y cumplimiento normativo.
- Validaciones cruzadas: comprobación automática de información con bases oficiales, facilitando la precisión.
- Conciliaciones económicas: revisión automatizada de facturas y movimientos contables para detectar errores o duplicidades.
- Atención a la ciudadanía: la automatización de la comunicación directa omnicanal (mediante whatsapp, RCS, email, teléfono, web…) hace posible una atención eficiente disponible 24/7. Este punto se traduce en una mejora directa de la experiencia ciudadana y en una gestión pública más cercana y accesible.
En Servinform promovemos el enfoque Automation First, que prioriza la automatización como primera opción y deja en manos de las personas las tareas cognitivas más complejas. De este modo, se consigue una gestión más ágil, precisa y centrada en el beneficio de la ciudadanía. Este enfoque permite aumentar la eficiencia operativa sin comprometer la calidad o el acompañamiento humano.
Beneficios tangibles: eficiencia, trazabilidad y reducción de errores
La implementación de automatización inteligente en las administraciones públicas no es solo una cuestión tecnológica: es una palanca real de transformación que mejora la gestión de procesos y genera resultados medibles:
- Eficiencia operativa: la automatización de tareas manuales permite acelerar los procesos, reducir tiempos de espera y optimizar el uso de recursos humanos y tecnológicos.
- Trazabilidad y control: cada acción realizada por el robot queda registrada, lo que facilita el seguimiento detallado de los procesos, mejora el cumplimiento normativo, aporta transparencia y garantiza la seguridad sin comprometer la calidad del servicio.
- Reducción de errores: al minimizar la intervención manual, disminuyen las equivocaciones, mejora la calidad de los datos y se asegura una mayor consistencia en los resultados ofreciendo un servicio más fiable.
- Escalabilidad y flexibilidad: permite responder con agilidad a las necesidades del servicio según sus volúmenes, siendo capaces de ofrecer la misma calidad y una respuesta ágil incluso en los momentos más críticos.
- Mejora la productividad: los empleados públicos podrán enfocarse en tareas estratégicas y de mayor valor añadido, desarrollando su creatividad y su especialización de la mano de la tecnología y la innovación.
Esto se traduce directamente en servicios públicos más ágiles, procesos mejor gestionados y ciudadanos mejor atendidos.
En Servinform aprovechamos todo el potencial de la automatización inteligente gracias a nuestra plataforma ALOE Control Room, que permite:
- Controlar que los robots estén trabajando correctamente, supervisando en tiempo real cada proceso.
- Detectar nuevas oportunidades de robotización.
- Facilitar la colaboración entre personas y robots.
- Monitorizar y analizar los procesos y comprobar su rendimiento.
- Detectar incidencias en tiempo real.
Barreras y cómo superarlas
La adopción de la automatización inteligente en el sector público también enfrenta una serie de barreras que pueden ralentizar su implementación, ya que debe abordarse con un enfoque de gestión del cambio y cultura data-driven. Entre los principales obstáculos se encuentran:
- Preocupaciones sobre el impacto laboral: el temor a la pérdida de empleo o a la modificación de responsabilidades debe abordarse con un enfoque de colaboración entre robots y personas, la automatización libera recursos humanos para poder asumir tareas de mayor valor.
- Resistencia al cambio: para superar la percepción de que la automatización es una amenaza en los métodos de trabajo es fundamental fomentar una cultura abierta al cambio, apoyada en la comunicación transparente sobre los beneficios y objetivos de la automatización.
- Selección de procesos adecuados: como no todos los procesos son susceptibles de automatización inmediata, es necesario analizar cuáles deben automatizarse y cómo hacerlo para que su
- Falta de experiencia interna: la escasez de profesionales expertos en tecnología no supone un problema al contar con un partner especializado como Servinform. Desarrollamos soluciones que permiten una gran personalización con una interfaz sencilla.
- Sistemas heredados difíciles de integrar: nuestras soluciones utilizan tecnología no invasiva integrándose fácilmente con los sistemas existentes, sin necesidad de grandes cambios en la infraestructura. Una implementación rápida y fluida.
Ejemplo de implementación exitosa en una entidad pública
- Junta de Andalucía: desarrollamos un proyecto de automatización inteligente para la gestión de subvenciones y ayudas, con 70 procesos administrativos robotizados, más de 2 millones de expedientes tramitados y 5 millones de consultas de requisitos gestionadas. En el Ayuntamiento de Sevilla hemos implantado con éxito la omnicanalidad con IA para atender más de 1,5 millones de interacciones anuales. Los resultados obtenidos en Junta de Andalucía y Govern Balear representan un caso claro de impacto directo en la mejora del servicio público
- Govern Balear: durante tres años hemos aplicado la tecnología de automatización inteligente para agilizar múltiples trámites, con 40 proyectos realizados en 11 conserjerías, la automatización de 500.000 horas de trabajo y la tramitación de 2,5 millones de documentos correspondientes a 1,5 millones de expedientes.
