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El back office y la digitalización

back office

En un contexto cada vez más competitivo y en el que las empresas logran el éxito maximizando sus recursos y echando mano de la digitalización, se ha puesto de manifiesto la importancia real de los procesos que se incluyen en el back office.

El back-office es el conjunto de tareas relacionadas con la administración y la eficiencia del buen funcionamiento interno de una empresa que son esenciales para que la corporación funcione correctamente. A diferencia del front office, el back office es de carácter interno y su buena ejecución repercute de forma directa en la producción y eficiencia de la empresa. La mejor forma de mejorar esa eficiencia y de complementar el trabajo humano, es utilizando herramientas tecnológicas que den soporte a esas tareas más administrativas que son más de las que nos imaginamos.

El back office se encarga, principalmente de:

  • Administración
  • Facturación
  • Gestión de pedidos
  • Finanzas
  • Atención al cliente

Normalmente, este proceso de introducir nuevas tecnologías y procesos más digitales se ha focalizado mucho en usabilidad, utilidad del sitio web, mejora de la experiencia del usuario…todo lo relacionado con el back-office, pero esas tareas más administrativas e internas de la empresa, que hemos comentado anteriormente, son la que hacen un perfecto funcionamiento de esta y en las que se está poniendo el foco de la digitalización en estos últimos años.

Buscar la excelencia, reducir costes y mejorar la organización de la empresa son los objetivos de cualquier compañía. Con una adecuada optimización y digitalización de los procesos back office y front office se puede lograr. Si bien es cierto, que estos cambios requieren una transformación radical en la cultura empresarial y un fuerte compromiso a futuro para obtener esta mejora de rendimiento.

Por esa misma razón, el back office se ha convertido en esencial. La digitalización de procesos de un extremo a otro es lo que diferenciará una empresa tradicional de una digital. Además, en el entorno en el que actualmente vivimos, es casi una exigencia para poder lograr el éxito.

 Importancia de los sistemas back office

El principal objetivo de los sistemas back office es mejorar la calidad de venta. Por eso es tan importante. Se deben destinar recursos y atención hacia estas tareas y las herramientas que pueden agilizarlas. Sin una buena base sobre la que sustentar la empresa no habrá buenos resultados. Hay que construir una estructura sólida para que la empresa pueda apoyarse. Y para lograr esta base, el back office es esencial. Además, la empresa tiene que estar adaptada a las TICs. De ahí, la necesidad imperante de digitalizar o incluso externalizar estas tareas. No es de extrañar que esto último esté ocurriendo, ya que para conseguir buenos resultados es fundamental este proceso de digitalización que no siempre se sabe hacer de forma interna. Además, se obtienen grandes ventajas como minimizar tiempo, optimizar recursos, que la empresa se focalice en lo que realmente es su objetivo y una de las mayores ventajas, la reducción de costes.

El back office y la RPA

La RPA o Robotic Process Automation es una tecnología esencial para este proceso de tecnologización del back office. Su objetivo es mejorar la calidad de la información en los procesos y establecer unas pautas de eficiencia en las actividades mecánicas y repetitivas ya que estas labores las pueden realizar robots.

No se trata de sustituir al profesional, si no de liberarle de esas actividades tediosas y menos productivas para permitirle que se centre en tareas dirigidas al cliente y que aporten un valor añadido dentro de la empresa.

Los sistemas de robotización logran de forma automática y en el menor tiempo posible, agilizar los procesos y reducir la carga de trabajo de los/las empleados/as. ¿Cómo lo consiguen? Integrando flujos de trabajo de forma eficiente con el mínimo esfuerzo. Eso sí, todo con la ayuda de robots de software, o también llamados bots (programas informáticos autónomos).

En Servinform llevamos desde 2013 apostando por esta tecnología para implementarla en todos nuestros servicios de BPO, incluidas las actividades de back office. Entra en nuestra web y descubre todo lo que podemos hacer por ti.

 

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