Las ayudas y subvenciones de la Administración Pública tienen como objetivo dar respuesta a las necesidades sociales y económicas, mientras impulsan la economía, la innovación y el empleo.
En los últimos años, se ha ido incrementando la demanda de toda clase de prestaciones, ayudas y subvenciones, lo que ha generado un nuevo reto para la Administración Pública: asumir un mayor volumen de expedientes y garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos para su solicitud, tramitación y resolución.
Las administraciones deben hacer frente a la escasez de recursos humanos, el alto volumen de trabajo y la limitada integración de soluciones digitales. Apostar por la automatización inteligente en la Administración Pública es la solución para homogeneizar el proceso de actuación, paliar sus defectos y satisfacer las demandas de la ciudadanía.
¿Cómo lograrlo? En Servinform somos el partner tecnológico que necesita la Administración Pública, con una amplia experiencia en la automatización inteligente en la Junta de Andalucía y Baleares, así como en otras administraciones públicas: diputaciones, ayuntamientos y organismos públicos.
La complejidad en la gestión de ayudas y subvenciones públicas.
El proceso de concesión de ayudas y subvenciones públicas comienza con una convocatoria pública inicial, seguida de la presentación de solicitudes y de su posterior evaluación. Existen múltiples ayudas, prestaciones no contributivas y subvenciones diferentes a las que puede optar la ciudadanía, lo que, aparentemente, dificulta la estandarización los procesos.
En el ámbito normativo y, dentro del marco europeo, destacan los Fondos NextGenerationEU, que en España se ejecutan a través del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, y contribuyen a reparar los daños económicos y sociales causados por la pandemia de coronavirus.
A nivel nacional, desde 2025 se realiza la distribución de las subvenciones procedentes del 0,7% del IRPF, destinadas a programas sociales de interés general. Por otro lado, en el ámbito regional también se han incrementado las ayudas y son las comunidades autónomas quienes gestionan gran parte de los fondos públicos concedidos por el Gobierno.
El procedimiento resulta más complejo de lo que parece debido a la falta de coordinación entre departamentos, las modificaciones continuas de la normativa aplicable y la lentitud en las gestiones administrativas. Esta situación puede derivar en errores y en el incumplimiento de los plazos establecidos, exponiendo a las administraciones a incurrir en responsabilidad patrimonial.
Gestión integral de expedientes de ayudas y subvenciones: clave para la eficiencia administrativa.
El proceso de gestión de solicitudes resulta extenso y, en ocasiones, presenta deficiencias como datos incorrectos o desactualizados, y tramitaciones inadecuadas o duplicidades. Ante este escenario, entra en juego la automatización inteligente de expedientes y procesos administrativos para optimizar el ciclo de la gestión de ayudas y subvenciones, y en Servinform aplicamos una metodología end-to-end con la que hacemos posible:
- La automatización de tareas repetitivas:
Desde la etapa de recepción de solicitudes hasta el registro automático de los datos, el cotejo de información y la decisión final. Los bots replican las tareas humanas más mecánicas, como extraer los datos de las solicitudes, cotejar su revisión y tomar decisiones al respecto.
- Procesamiento y la gestión de la información:
Un paso clave en la tramitación automatizada de expedientes es la revisión y el análisis de la documentación para su validación. Los bots son capaces recolectar información de fuentes como el Padrón Municipal, la Seguridad Social, Hacienda y similares, para realizar consultas sobre datos de Renta, prestaciones percibidas o de ficheros de afiliación, tanto del solicitante como de miembros de la agrupación familiar. A su vez, esto permite mejorar la trazabilidad de los expedientes y el control del cumplimiento normativo, para garantizar que los solicitantes cumplen los requisitos necesarios para obtener la prestación.
- Toma de decisiones en base a escenarios predeterminados:
La automatización también resulta fundamental en las últimas etapas del proceso, facilitando la evaluación de solicitudes conforme a criterios previamente establecidos. Para optimizar estas fases es clave implementar un modelo colaborativo persona-robot, en el que los gestores supervisen la información y realicen la tramitación manual del expediente si fuera necesario. También se refuerza el control del proceso, facilitando la monitorización de la gestión de los expedientes, gracias al acceso de las trazas generadas por los bots durante el proceso. La automatización también facilita el proceso resolución, generando documentos de notificación, y en caso de aprobación, emitiendo la diligencia para su firma.
Para lograr este perfecto equilibrio entre robots y personas, en Servinform contamos con ALOE Control Room, una plataforma que gestiona y controla los procesos robotizados, con funcionalidades como el control de las operaciones vía WhatsApp.
Control, trazabilidad y prevención del fraude en la gestión de fondos públicos.
El fraude es una de las principales amenazas de la Administración Pública debido al alto volumen de datos personales y de transacciones económicas que gestiona. La suplantación de identidad es uno de los principales riesgos de fraude y adquiere una doble dimensión: desde ciberdelincuentes que tratan de hacerse pasar por la Administración Pública para vulnerar datos personales o solicitar pagos ilícitos, hasta ciudadanos que falsean información para acceder a ayudas públicas. Pero la Administración también se enfrenta a la falsificación de documentos o la ocultación de datos que alteren los requisitos de concesión de ayudas.
La Administración Pública ya ha desplegado sistemas digitales de verificación de identidad (Cl@ve, certificado digital…), pero desde la irrupción de la IA el fraude se ha profesionalizado enormemente y es necesario seguir reforzando la seguridad. Contar con sistemas inteligentes de prevención, predicción y detección es clave para garantizar la confianza de la ciudadanía.
- Biometría: es la tecnología capaz de autenticar la identidad de una persona a través de sus características físicas o de comportamiento: huella, rostro, iris, voz… que confirma que la persona es quien dice ser.
- Autenticación de doble factor (2FA) o multifactor (MFA): introducen más requisitos para la identificación y acceso a cuentas o servicios mediante métodos a los que solo el usuario real puede tener acceso, como su móvil. La biometría juega un papel fundamental en estos métodos.
- Validación documental: analiza documentos oficiales para asegurarse de que los datos aportados son correctos, están actualizados y cumplen con los requisitos técnicos, legales y operativos del proceso.
La Inteligencia Artificial (IA) contribuye a la detección de fraudes mediante avisos que informan ante situaciones anómalas. Además, permite realizar un seguimiento de la ejecución de los procesos y detectar cualquier anomalía.
Soporte administrativo especializado para mejorar la gestión de ayudas y subvenciones
La automatización inteligente es la herramienta idónea para brindar apoyo operativo a la Administración Pública y optimizar el proceso de gestión de ayudas y subvenciones. En Servinform promovemos un modelo basado en la colaboración entre IA, robots y personas con el fin de satisfacer las demandas de los ciudadanos y mejorar su calidad de vida.
Más de 100.000 personas perciben pensiones no contributivas de jubilación o invalidez por parte de la Junta de Andalucía: una ayuda imprescindible para personas que viven en situación de necesidad, y en Servinform hemos logrado optimizar el proceso de comprobación para garantizar que todas las personas que la perciben siguen reuniendo los requisitos legales para mantenerlas.
La automatización inteligente ha mejorado la eficiencia y ha logrado homogeneizar las fases del proceso en las ocho provincias, lo que ha liberado más de 90.000 horas a los profesionales para dedicarlas a la realización de otras tareas de mayor valor. Hemos logrado automatizar más de medio millón de consultas anuales y la tramitación de 80.000 expedientes.
Un trabajo que ha sido merecedor del Premio a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública (XIV edición).
La digitalización del sector público es el eje central para agilizar la ejecución de sus procesos y liberar a los trabajadores de tareas repetitivas. Nuestro objetivo es claro: avanzar hacia una Administración Pública digitalizada, más eficiente, transparente y orientada a la ciudadanía.
