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¿Qué es el Back Office?

que es back office

En un contexto cada vez más competitivo y en el que las empresas logran el éxito maximizando sus recursos y echando mano de la digitalización, se ha puesto de manifiesto la importancia real de los procesos que se incluyen en el back office, pero ¿qué es el back office?

Es el conjunto de tareas relacionadas con la administración y la eficiencia del buen funcionamiento interno de una empresa que son esenciales para que la corporación funcione correctamente, pero que no generan ingresos directos. Está compuesto por equipos y coordinadores en los que se mide la productividad y la calidad de sus funciones, tal y como sucede en el front office.  A diferencia del front office, el back es de carácter interno y su buena ejecución repercute de forma directa en la producción y eficiencia de la empresa.

La mejor forma de mejorar esa eficiencia y de complementar el trabajo humano, es utilizando herramientas tecnológicas que den soporte a esas tareas más administrativas que ocupan mucho tiempo en la compañía y que son tan necesarias para el correcto funcionamiento de esta.

El back office se encarga, principalmente de:

  • Administración
  • Facturación
  • Gestión de pedidos
  • Finanzas
  • Atención al cliente

Normalmente, este proceso de introducir nuevas tecnologías y procesos más digitales se ha focalizado mucho en usabilidad, utilidad del sitio web, mejora de la experiencia del usuario…todo lo relacionado con el back office, pero esas tareas más administrativas e internas de la empresa, que hemos comentado anteriormente, son claves y es aquí, donde se está poniendo, actualmente el foco de la digitalización.

Buscar la excelencia, reducir costes y mejorar la organización de la empresa son los objetivos de cualquier compañía. Con una adecuada optimización y digitalización de los procesos back office y front office se puede lograr. Si bien es cierto, que estos cambios requieren una transformación radical en la cultura empresarial y un fuerte compromiso a futuro para obtener esta mejora de rendimiento. Y en este aspecto es necesario tener en cuenta que el back office se puede trabajar de forma interna o externa, externalización del servicio. Esta última es muy recurrente ya que los beneficios son mayores ya que son profesionales especializados los encargados de aplicar las herramientas

Importancia de los sistemas back office

El back office se ha convertido en esencial. La digitalización de procesos de un extremo a otro es lo que diferenciará una empresa tradicional de una digital. Además, en el entorno en el que actualmente vivimos, es casi una exigencia para poder lograr el éxito.

El principal objetivo de estos sistemas es mejorar la calidad de venta. Por eso, se deben destinar recursos, atención y las herramientas necesarias hacia estas tareas.

Además, el back office es trasversal y puede ayudar en otras tareas como: documentación, verificación de pedidos, resolución de incidencias…

Para lograr esta base sólida y que todo funcione como un reloj es necesario que la empresa esté adaptada a las TICs. De ahí, la necesidad imperante de digitalizar o incluso externalizar estas tareas.

En líneas generales, poner a disposición del back office toda la tecnología de la que se dispone supone grandes ventajas como minimizar tiempo, optimizar recursos, que la empresa se focalice en lo que realmente es su objetivo y una de las mayores ventajas, la reducción de costes.

El back office y la RPA 

La RPA o Robotic Process Automation es una tecnología esencial para este proceso de tecnologización del back office. Su objetivo es mejorar la calidad de la información en los procesos y establecer unas pautas de eficiencia en las actividades mecánicas y repetitivas ya que estas labores las pueden realizar robots.

No se trata de sustituir al profesional, si no de liberarle de esas actividades tediosas y menos productivas para permitirle que se centre en tareas dirigidas al cliente y que aporten un valor añadido dentro de la empresa.

Los sistemas de robotización logran de forma automática y en el menor tiempo posible, agilizar los procesos y reducir la carga de trabajo de los/las empleados/as. ¿Cómo lo consiguen? Integrando flujos de trabajo de forma eficiente con el mínimo esfuerzo. Eso sí, todo con la ayuda de robots de software, o también llamados bots (programas informáticos autónomos).

En Servinform llevamos desde 2013 apostando por esta tecnología para implementarla en todos nuestros servicios de BPO, incluidas las actividades de back office. Entra en nuestra web y descubre todo lo que podemos hacer por ti.

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