Cómo el correo electrónico robotizado impulsa la eficiencia en la gestión de clientes

correo electrónico robotizado

Cada día miles de empresas se enfrentan al caos que supone un buzón de correo mal organizado: emails que entran donde no deben, documentos adjuntos en diferentes formatos, correos que se pierden o nunca llegan a su destino… Es un problema que afecta a todas las áreas de la compañía, pero especialmente a aquellas que tienen contacto con el cliente, lo que supone un gran dolor de cabeza para su productividad y ventas. ¿Cuál es la solución? ¿Qué varias personas dediquen miles de horas a clasificar y enviar los emails a su lugar adecuado y desperdiciar así su talento en otras tareas más creativas?

Beneficios del correo electrónico robotizado

Afortunadamente, para estos casos se utiliza el correo electrónico automatizado, un sistema inteligente encargado de analizar, clasificar, ordenar y redirigir correctamente los emails que llegan de forma caótica a una compañía, así como los correos que las empresas usan internamente y con sus proveedores. El correo electrónico robotizado supone una herramienta eficaz para reducir costes y optimizar los recursos, aunque no es su único beneficio:

  • Ahorro de tiempo: al automatizarse, las miles de horas que antes se dedicaban a tareas tediosas desaparecen y las personas pueden enfocarse en otras más creativas, incrementando la producción y las ventas.
  • Fidelización de clientes: la automatización evita posibles errores, reduce tiempos y, por tanto, contribuye a una mayor satisfacción de los usuarios.
  • Retención del talento: uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas es la captación y retención del talento. Si un profesional tiene que dedicar gran parte de su jornada laboral a tareas que no aportan valor, sin duda se sentirá desmotivado y acabará buscando otro lugar donde desarrollarse. Implementar este tipo de soluciones permite que los empleados puedan centrarse en labores más gratificantes.
  • Aumento de la productividad: el principal foco de la atención de la compañía debe ser mejorar su core business, algo a lo que contribuye la automatización del correo electrónico. Eliminando problemas que fácilmente puede hacer una máquina, es más sencillo que los esfuerzos se dirijan a lo que realmente va a hacer destacar a la empresa frente a su competencia.

¿Cómo trabajamos en Servinform el correo electrónico robotizado?

En Servinform utilizamos tecnología de vanguardia para ayudarte a ordenar y clasificar adecuadamente tus buzones de correo de forma interna, ahorrándote tiempo, dinero y, sobre todo, efectividad en esa tediosa gestión. Como consecuencia directa, mejora la agilidad de respuesta, que repercute directamente en un aumento de las transacciones y cierres de ventas. Como hemos visto, uno de los principales beneficios que aporta el correo electrónico automatizado es incrementar la satisfacción de los clientes, eso mejora la imagen de la compañía e invita al usuario a repetir la experiencia y a convertirse en embajador de la marca, atrayendo a otros potenciales clientes. Lo cierto es que las empresas pueden recibir cientos de emails en una sola mañana y muchos de ellos no tienen por qué acabar en el buzón adecuado, por lo que se hace imprescindible que alguien, o algo, envíe cada correo a su lugar y clasifique correctamente la información que contienen. Ahí es donde entra la implementación de nuestras soluciones, como el uso de la tecnología IDP (Intelligent Document Processing) para analizar cada email de forma automática, clasificarlo y enviarlo al buzón correspondiente. Es capaz incluso de extraer los documentos adjuntos e indexarlos en el sistema del cliente para que este reciba toda la información meticulosamente ordenada y limpia. Solo en algunos casos en los que el robot tenga dudas sobre lo que hacer con determinados datos, estos pasan a manos de un agente, que finaliza la gestión. De esta manera, humanos y robots trabajan juntos, encargándose estos últimos de las tareas más monótonas y repetitivas. correo electrónico robotizadoPara implementar todo este proceso primero pasamos por una fase de consultoría para saber en qué punto se encuentra exactamente el cliente y cómo podemos mejorar su servicio. Este trabajo es muy exhaustivo, ya que solo analizando en profundidad podemos conocer sus necesidades y objetivos y establecer todas las opciones de automatización que se podrán aplicar en el futuro de forma personalizada. Una vez finalizado ese análisis inicial, entramos en una segunda etapa de robotización, en la que implantamos las soluciones apropiadas para cada caso. Por último, realizamos un seguimiento exhaustivo, vigilando y midiendo cada dato para conseguir el éxito a largo plazo, siempre al lado de nuestro cliente para que cumpla sus objetivos. Como puedes comprobar, el correo electrónico robotizado es una herramienta muy completa que puede mejorar la comunicación interna de las empresas y con sus proveedores y clientes, así como llegar a mejorar las ventas. En Servinform somos líderes en el desarrollo de tecnologías RPA e IDP. Trabajamos bajo un modelo de Smart Business donde aplicamos la tecnología para el logro eficiente de los objetivos de nuestros clientes, ¿quieres unirte al futuro empresarial? Nosotros te ayudamos, no dudes en contactarnos.  

María Aldea
Especialista en soluciones tecnológicas en Customer Communication y AI
mcaldea.garcia@servinform.es

Factores críticos de éxito y de fracaso a la hora de llevar una solución IA al mercado

solución IA

En el 2023, la inteligencia artificial ha mantenido un rol esencial en diversos ámbitos de la sociedad, pero en el que más has destacado ha sido en el entorno empresarial. La utilización generalizada de la IA se ha establecido como una herramienta estratégica para optimizar procesos, mejorar la toma de decisiones y promover la innovación. Las organizaciones han empleado las soluciones IA para analizar grandes volúmenes de datos y obtener información valiosa, lo que ha posibilitado una personalización más efectiva en productos y servicios. Además, la automatización de tareas rutinarias ha liberado recursos humanos para actividades más creativas y estratégicas aumentando los beneficios. Por eso, en este contexto, numerosas empresas no solo están integrando la IA en sus operaciones diarias, sino que también están lanzando soluciones innovadoras basadas al mercado. Desde asistentes virtuales y chatbots hasta sistemas de recomendación personalizada, las aplicaciones de la IA son cada vez más diversas y están transformando la forma en que las empresas interactúan con sus clientes y optimizan sus procesos internos. Sin embargo, según Javier González Jiménez, director asociado del Área Consultoría, “hay muchas pruebas de concepto y ensayos, pero hay pocos servicios de inteligencia artificial con años de recorrido con un retorno de valor claro y medido de forma objetiva, en el ecosistema empresarial de servicios tecnológicos en Andalucía. Especialmente si hablamos de LLMs (Large Language Models) y AI generativa, que es donde se encuadra GPT-3, ChatGPT, y similares”. Y él, en su amplia carrera profesional, ha podido ir analizando los factores críticos de éxito y de fracaso a la hora de llevar una solución IA al mercado, temática de la que se habló en el I Congreso de Inteligencia Artificial de Andalucía, en la cual participó Javier y en la que se trataron algunos de los puntos que desarrollamos en este artículo.

Factores críticos de éxito y de fracaso a la hora de llevar una solución IA al mercado

1. Caracterización y definición del problema

El primer paso es identificar la necesidad empresarial para convertirla en una formulación técnica precisa. Este proceso, ilustrado por un ejemplo de diseño técnico para abordar reclamaciones de clientes, destaca la importancia de traducir las necesidades del negocio en soluciones técnicas concretas.

2. Alinear negocio y tecnología

Lograr una comprensión mutua entre los responsables de negocios y los expertos en IA es crucial. Esto implica clarificar los beneficios concretos que la solución IA aportará al negocio, gestionar expectativas y establecer un vínculo de comprensión entre el cliente final y el experto tecnológico.

3. Medición del resultado

Antes de invertir recursos significativos en el desarrollo de soluciones IA, es esencial definir pruebas de concepto IA y medir o predecir la tasa de éxito del servicio. Gestionar expectativas con indicadores cuantitativos sobre una muestra de datos amplia proporciona insights valiosos antes de la implementación y evita futuros “chascos”.

4. Marcado de casos y revisión máquina-persona

Determinar la confiabilidad de las respuestas IA y establecer protocolos para revisar casos son aspectos críticos. ¿Cuándo y cómo se deben revisar las respuestas? ¿Cómo organizar esta revisión para optimizar recursos? Estas preguntas previas son clave para evitar futuro errores y poder analizarlo los mismos para eficientar la solución.

5. Sesgo tecnológico

Evitar el exceso de tecnología innovadora requiere un enfoque estratégico. Se debe seleccionar la solución más simple, económica y menos arriesgada, considerando la rápida evolución de la inteligencia artificial y manteniendo ciclos de innovación ágiles.

6. Captar y conformar al equipo técnico

Gestionar expectativas del equipo técnico es fundamental. La realidad de la consultoría de datos implica más trabajo práctico que teórico, y es crucial identificar perfiles adecuados para la recopilación y entrega efectiva de datos.

7. Modelo de negocio y cadena de valor

Entender el modelo de negocio y la posición en la cadena de valor es esencial. Las empresas deben enfocarse en ofrecer servicios a medida, aprovechando plataformas de grandes corporaciones sin aspirar a competir directamente con ellas.

8. Training dataset/Test dataset

La necesidad de datos de entrenamiento plantea preguntas sobre la obtención, calidad y medición de resultados. ¿Es posible implementar soluciones IA sin grandes conjuntos de datos de entrenamiento?

9. Replicabilidad de la respuesta

En modelos de lenguaje públicos compartidos, la replicabilidad de respuestas debe abordarse cuidadosamente. La evolución no controlada de modelos como ChatGPT puede afectar la coherencia de las respuestas dadas.

10. Coste de los grandes modelos on-premises

El despliegue local de modelos IA puede ser necesario para necesidades específicas, pero se debe evaluar cuidadosamente el retorno de inversión frente al costo.

11. Compliance

Considerar los riesgos y garantizar el cumplimiento normativo al utilizar servicios en la nube es esencial, especialmente al consumir servicios de grandes proveedores como Google, Amazon y Microsoft Azure.

En conclusión, la implementación exitosa de servicios de inteligencia artificial en el entorno empresarial, y en concreto en la administración pública, requiere sortear estos desafíos de manera estratégica, fomentando la colaboración entre el core business y la tecnología, gestionando expectativas y adaptándose a la evolución constante del panorama de la inteligencia artificial, sin olvidar el factor humano.

El éxito de las comunicaciones fehacientes digitales

comunicaciones fehacientes

En el mundo actual, marcado por una rápida evolución tecnológica y una interconexión global sin precedentes, la comunicación se ha convertido en un pilar fundamental para el funcionamiento eficiente de la sociedad y de las empresas. Dentro de este contexto, las comunicaciones fehacientes juegan un papel crucial al garantizar que el mensaje sea transmitido y recibido por el destinario correspondiente.  Dentro de este tipo de comunicaciones están las tradicionales, una carta certificada, un burofax… pero con la digitalización empresarial, estas han pasado a un segundo plano, dejando hueco a emails certificados, SMS certificados… 

¿Qué son las comunicaciones fehacientes?

Se refieren a un tipo de comunicación que es verificable y que proporciona una prueba sólida de que la información ha sido transmitida y recibida por las partes involucradas, ya sea por vía SMS o por correo electrónico. En general, se utilizan para garantizar que la información crítica llegue a su destino y pueda servir de prueba de manera efectiva en caso de disputas o necesidad de pruebas, para lo que se genera un documento fehaciente con toda la información.   Por ejemplo, imagínate que tienes que explicar a tus proveedores que ha habido algún cambio y quieres que quede constancia de que lo has hecho. En este caso, esta comunicación debe ser realizada de manera fehaciente. De esta forma, podrás demostrar que el mensaje ha sido enviado y ha sido recibido sin que el contenido haya estado comprometido a un cambio.  Estas comunicaciones fehacientes están cada vez más en auge por su eficacia, rapidez y reducción de tiempos y costes. Son utilizadas principalmente en situaciones en las que se requiere un alto nivel de seguridad, autenticación y confiabilidad en las comunicaciones, como es el caso de:  

  • Comunicaciones empresariales: en este ámbito garantizan la autenticidad de la correspondencia entre empleados, clientes y socios comerciales (contratos, acuerdos y transacciones financieras). 
  • Comunicaciones legales: para respaldar la autenticidad y la integridad de las comunicaciones utilizadas como evidencia en casos legales.  
  • Comunicaciones de salud: en el sector de la atención médica protegen la información sensible que se comparte entre profesionales de la salud, pacientes y entidades reguladoras. 
  • Transacciones financieras: aseguran la comunicación relacionada con transacciones, transferencias de fondos, estados de cuenta y otros detalles financieros sensibles. 
  • Comunicaciones gubernamentales: las agencias gubernamentales las utilizan para garantizar la autenticidad y la seguridad de las comunicaciones con ciudadanos, empresas y otras entidades gubernamentales. 
  • Comunicaciones de recursos humanos: son aquellas relacionadas con información confidencial, como contratos de trabajo, nóminas y documentos relacionados con la gestión de personal. 
  • Comunicaciones de propiedad intelectual: empresas, inventores y creativos usan el correo electrónico certificado para proteger la propiedad intelectual (patentes, derechos de autor y secretos comerciales). 
  • Comunicaciones de cumplimiento normativo: las organizaciones que deben cumplir con regulaciones de privacidad y seguridad de datos, como el GDPR en la Unión Europea, necesitan demostrar el cumplimiento y la protección de la privacidad de los datos. 

¿Cuál es el papel de Servinform en este tipo de comunicación?

En Servinform nuestro papel es clave porque nosotros nos encargamos de automatizar los flujos y orquestar la comunicación; dirigimos los mensajes por todos los canales y facilitamos la entregabilidad.   En otras palabras, garantizamos el End to End de la comunicación, integramos todos los componentes en el mismo proceso siguiendo unos minuciosos pasos: 

  1. Recepcionamos la información desde los sistemas corporativos del cliente y siendo procesada por el equipo CCM. 
  2. Composición de la comunicación en cuestión (cuerpo HTML o TXT), documento adjunto que incluya, bien como pdf en el propio cuerpo del correo electrónico o como url acortada en los SMS.
  3. Entrega a la API específica para el envío de comunicaciones fehacientes.
  4. Escucha continua de estado de las comunicaciones por parte de la API.
  5. Recopilación de la información y entrega en nuestro sistema de información SIGPRO (permite el tracking de la comunicación y garantiza la firma electrónica). 

Es fundamental tener en cuenta que, para la gestión de comunicaciones fiables, es necesario colaborar con proveedores de servicios electrónicos de confianza. En nuestro caso, colaboramos con Signaturit, Camerfima o Logalty, dependiendo de la operativa o proceso del que se trate.  En Servinform, estamos desarrollando importantes proyectos con empresas de diversos sectores (banca, seguros y energía) que demandan cada vez más las comunicaciones fehacientes para agilizar sus comunicaciones y llevar a cabo su digitalización. 

Los Centros Especiales de Empleo, claves para la integración laboral

centros especiales de empleo

Tener un trabajo, una rutina diaria, un objetivo con el que sentirse realizado y útil para la sociedad es algo imprescindible para el ser humano. Según la OMS, el empleo decente es un soporte de la buena salud mental y proporciona, además de un medio de vida, un propósito, la oportunidad para desarrollar relaciones positivas y una base para establecer rutinas estructuradas. En resumen, es la vía más efectiva para la inclusión en una comunidad. El problema es que para algunas personas resulta más complicado encontrar ese trabajo que tantos beneficios aporta: según el Informe del Mercado de Trabajo de las Personas con Discapacidad 2022, hasta un 65,66 % de ese colectivo son inactivas, un porcentaje que aumenta con la edad y el grado de diversidad funcional reconocido.

¿Qué son los Centros Especiales de Empleo?

Los Centros Especiales de Empleo (CEE) son, como explica el SEPE, empresas cuyo objetivo principal es proporcionar a los trabajadores con discapacidad la realización de un trabajo productivo y remunerado, adecuado a sus características personales y que facilite su integración en el mercado ordinario laboral. Además, ayudan a otras compañías a cumplir con la cuota del 2 % : la ley exige a las empresas de más de 50 trabajadores reservar ese porcentaje a la contratación de personas con discapacidad y permite que se haga a través de un CEE, por lo que su labor es doblemente necesaria. Para que un Centro Especial de Empleo pueda considerarse como tal, debe estar integrado, al menos en un 70 %, por personas con diversidad funcional que cumplan alguno de estos requisitos:

  • parálisis cerebral, enfermedad mental o discapacidad intelectual, con un grado de minusvalía reconocido igual o superior al 33 %.
  • Discapacidad física o sensorial, con un grado de minusvalía reconocido igual o superior al 65 %.

La salud de estos trabajadores está especialmente protegida: no se les permite hacer horas extra y pueden ausentarse de la jornada con derecho a remuneración en caso de asistencia médica, rehabilitación o formación.

Beneficios económicos

Para que los Centros Especiales de Empleo puedan cumplir su labor de integración de estos colectivos vulnerables, la legislación contempla una serie de ayudas a las que se pueden acoger, unas enfocadas al apoyo al mantenimiento de puestos de trabajo:

  • Bonificaciones totales de las cuotas de la Seguridad Social.
  • Subvenciones del coste salarial: un 50 % del SMI si es jornada completa y la cifra proporcional si es una jornada reducida o parcial.
  • Ayudas para adaptar los puestos de trabajo y eliminar barreras arquitectónicas (1800 euros por puesto).
  • Además, tienen la opción de recibir asistencia técnica destinada al mantenimiento de los puestos.

Estos Centros Especiales de Empleo pueden ser públicos (fundados por la Administración) o privados, en cuyo caso son creados por entidades, personas físicas, jurídicas o comunidades de bienes con capacidad jurídica. Este segundo caso es el de Betansa, el CEE de Servinform.

Betansa, el Centro Especial de Empleo de Servinform

Especializado en la consultoría informática y la grabación de datos, este Centro Especial de Empleo nació ya hace más de cuatro décadas y en todo este tiempo han sido muchas las organizaciones que se han beneficiado de su gran labor. En la actualidad cuenta con más de 250 profesionales, de los que el 90 % tiene algún tipo de discapacidad. Betansa es sinónimo de excelencia y calidad: sus perfiles cuentan con una muy buena cualificación, principalmente relacionada con la Consultoría y TIC. Entre los servicios que presta a sus clientes encontramos:

  • BPO, que incluye:
    • Trabajos administrativos: back office de soporte comercial, facturación, gestión de nóminas y contabilidad, pool secretariado, gestión de cobros e impagados, calificación de riesgos financieros, grabación de datos, grabación de albaranes y pedidos, digitalización de documentos, gestión documental de patrimonio histórico y bienes de interés cultural, atención telefónica, contact center y encuestas de calidad.
    • Servicios generales: recepción y telefonistas, control de accesos/consejería, gestión de valija interna y reprografía.
    • Logística e industrial: carga y descarga, gestión de almacén/stocks, preparación de pedidos, manipulaciones, operaciones de fábrica y taller de cadena de producción.
  • Be_Concilia: un espacio dentro de la empresa que actúa como plataforma de servicios y productos para los empleados. Se encarga, entre otros, de la elaboración de programas de conciliación y de proyectos para el desarrollo del compromiso.
  • Consultoría RSE: dedicada a diseñar, desarrollar y colaborar en la implementación de sistemas, herramientas, proyectos o métricas que ayudan a las compañías a consolidar su perdurabilidad y rentabilidad en el tiempo, así como a trabajar en su gestión Sostenible, Ética y Responsable (SER).

Y es que Servinform es una empresa que no es ajena a su entorno, por eso se preocupa, a través de Betansa, de fomentar la integración laboral. Porque las personas con diversidad funcional tienen mucho que aportar y es necesario que tengan la oportunidad de demostrarlo.