BPO, el valor añadido de externalizar procesos

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El BPO ya no es solo el futuro de las empresas, es su presente. En un mundo en el que cada vez tiene más valor la especialización, la necesidad de externalizar procesos y ponerlos en manos de expertos se ha convertido en algo crucial para el éxito de las compañías. La transformación digital, acelerada por la pandemia, empujó a las organizaciones a adaptarse rápidamente a una nueva manera de trabajar, castigando duramente a aquellas que no fueran capaces de adaptarse. Según datos de la Asociación Española de Empresas de Consultoría, los ingresos procedentes de los servicios de outsourcing alcanzaron los 7.658 millones de euros en 2021. 

Y es que la externalización conlleva un ahorro importante para las empresas que apuestan por ella, no solo porque pueden centrarse en otras tareas y ser más productivas, sino también porque la compañía de BPO ya cuenta con el personal y las instalaciones apropiados, algo que, de tener que llevarlo a cabo por sí misma, le supondría un gasto elevadísimo y, probablemente, las más pequeñas optarían por no implementarlo. 

Escasez de talento

La transformación digital también ha disparado la demanda de perfiles tecnológicos, algunos tan especializados que resulta complicado encontrar personal lo suficientemente preparado como para afrontar el desafío. Según datos de Eurostat, aproximadamente un 1 % de los puestos que se ofrecen, es decir, unos 109.000, no llegan a cubrirse. 

Las empresas han visto en la externalización una tabla salvadora con la que suplir esa búsqueda incansable: la compañía de BPO cuenta con expertos en diferentes áreas, y, como es el caso de Servinform, también con los que resuelven de forma exitosa cualquier necesidad derivada de la transformación digital. Eso supone un gran alivio para el altísimo porcentaje de organizaciones, en un 70 %, PYMES y de menos de 200 trabajadores, que no consigue cubrir sus vacantes. Según un reciente informe de IESE Business School, el déficit de talento se da especialmente en las áreas de inteligencia artificial y big data (85 %) y marketing digital (82 %). Las empresas consultadas para el estudio indicaron que los conocimientos profesionales más demandados en 2025 serán los relacionados con idiomas, regulación medioambiental, big data, marketing digital, IA y robótica. 

En Servinform lo sabemos muy bien, por eso estamos preparados con profesionales que se adaptan a las nuevas necesidades. De esa manera, al externalizar procesos, nuestros clientes se pueden centrar exclusivamente en crecer y especializarse en su ámbito, olvidándose de quebraderos de cabeza innecesarios. 

Externalizar procesos, la clave

Y es que la externalización conlleva muchísimas ventajas, por eso no es de extrañar que haya crecido tanto el número de organizaciones que apuesta por esta fórmula: según un informe de NTT Services, se estima que el 45 % de las empresas ha planeado aumentar su subcontratación desde la pandemia, a menudo buscando habilidades que no pueden cubrir por sí mismas. En otras ocasiones, lo que quieren es una reducción de los costes y, en todos los casos, consiguen mucho más de lo que esperaban: agregar valor a su actividad empresarial, lo que puede traducirse en elevados beneficios y una mayor motivación de los empleados, que sienten que se dedican realmente a lo importante y ven un mayor crecimiento de la organización en la que se desenvuelven. 

No hay que olvidar, además, que externalizar procesos conlleva que esos servicios que se delegan van a llevarse a cabo con una dosis de calidad extra que de otra forma no sería posible, sin errores y en un plazo de tiempo generalmente más corto que si lo ejecutara la propia empresa. Igualmente, al gestionarse la tarea de forma más eficiente, se reducen riesgos que puedan dañar la imagen de marca. 

¿Qué se puede externalizar?

El refranero está repleto de sabiduría, frases como “zapatero a tus zapatos” o “el que mucho abarca, poco aprieta” serían aplicables a este punto. Lo ideal es que los negocios dejen en manos de expertos esas tareas que les alejan de su objetivo principal. Aquí podríamos hablar de: 

  • Procesos completos: como pueden ser la gestión de nóminas o la contabilidad financiera. 
  • Parciales: por ejemplo, la digitalización de los contratos o la preparación de cuentas anuales. 
  • Masivos: aquellos en los que se maneja mucha información. 
  • De bajo valor añadido: que son de obligado cumplimiento, pero que no están relacionados con la actividad principal. 
  • Repetitivos: formados por tareas que se repiten. 
  • Procesos que consumen muchos recursos: son los que siempre se deberían externalizar, porque ‘queman’ valioso tiempo y dinero que podría dedicarse a otras tareas mucho más productivas. 

En Servinform somos especialistas en outsourcing, nuestra dilatada experiencia y nuestros más de 1.200 clientes satisfechos nos avalan. Si estás pensando en externalizar procesos, no lo dudes y ponte en contacto con nosotros, estamos seguros de que podremos ayudarte. 

Por qué debes externalizar procesos de tu empresa

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¿Cómo focalizarse en la especialización? A menudo las empresas desean centrarse en esa actividad que las hace únicas y especiales, pero en el camino se encuentran con necesidades muy diferentes que también deben satisfacer. Es en este momento, donde empiezas a preguntarte por qué debes externalizar procesos y qué ventajas puede aportarte. 

¿Qué beneficios tiene?

La externalización es la llave de la especialización, lo que va a hacer que tu compañía destaque realmente en lo que mejor sabe hacer, sin pérdidas de tiempo ni de preciados (y limitados) recursos. Veamos en detalle por qué es importante llevarla a cabo: 

  • Se reducen los costes: al dejar que otra empresa se encargue de ese proceso que a ti solo te desgasta, se minimizan los gastos, ya que la compañía externa cuenta previamente con la infraestructura y el personal necesario para realizar esa labor. 
  • Aumenta la productividad: el especialista dispone de experiencia y conocimientos para realizar de forma eficiente esa tarea que le delegas, con lo que tu productividad aumenta. Según datos de Adecco, este incremento puede alcanzar hasta un nada desdeñable 20 %. 
  • Mejora de la calidad: al proyectar tus esfuerzos donde realmente deben estar, tus acciones se vuelven mucho más eficientes. 
  • Mayor facilidad para hacer frente a los cambios: contar con personal externo ofrece una visión nueva y diferente que puede resultar tremendamente enriquecedora, especialmente a la hora de afrontar tiempos de cambio. 

¿Quién puede hacerlo?

Es habitual pensar que la externalización es algo a lo que solo las grandes empresas pueden aspirar, pero lo cierto es que resulta muy beneficioso también para las más pequeñas. ¿Por qué externalizar procesos en una mediana o pequeña organización? La respuesta es sencilla: son ellas, precisamente, las que más problemas se van a encontrar a la hora de cubrir ciertas tareas. No siempre pueden permitirse el personal especializado ni la infraestructura necesaria y les supone un gran alivio encontrar a alguien que se lo solucione. La externalización elimina, por tanto, una fuente importante de preocupaciones y gastos. 

¿Qué procesos se deben externalizar?

Prácticamente cualquier tarea es susceptible de ser delegada por otra organización, pero entre las más habituales podemos encontrar: 

  • Contabilidad: es una parte crucial para cualquier empresa y no es que se trate de algo sencillo precisamente, por lo que contratar un servicio profesional a un precio razonable que se encargue de ello puede ser una gran idea. 
  • Atención al cliente: otra de esas grandes labores que a menudo conllevan un auténtico quebradero de cabeza. Y no es para menos, su importancia es enorme: ¿qué serían las compañías sin sus preciados clientes? Encontrar a alguien que realice una gestión excelente de esta área es algo muy preciado. 
  • Gestión de proveedores: al externalizarlo se consiguen agilizar las actividades relacionadas con el departamento de compras, lo que puede resultar muy beneficioso para la organización. 
  • Gestión administrativa: sí, también es habitual delegar este campo, de forma que parte de las tareas del día a día, como la recepción de llamadas o la organización de la agenda, se cubren de forma externa. 
  • Recursos humanos: su externalización no solo conlleva un aumento de la productividad, sino que, además, es capaz de reducir los costes hasta en un 25 %. 

Cómo elegir una empresa para externalizar procesos.

La externalización de procesos siempre es una buena idea cuando se busca reducir costes, mejorar la eficiencia y ganar en agilidad, pero es importante calibrar bien con quién se va a llevar a cabo y que cumpla con una serie de requisitos innegociables:  

  • Recursos: la empresa a la que se le van a delegar las tareas debe aportar especialistas y medios materiales para realizar de forma eficaz esas tareas que a ti te cuestan un tiempo y personal que no tienes. 
  • Experiencia: qué mejor que escoger un aliado que cuente con una amplia experiencia previa realizando ese tipo de gestiones. Es mejor evitarse sorpresas desagradables y apostar por un valor seguro.
  • Confiabilidad: muy probablemente, esa compañía tendrá que acceder a información confidencial para poder realizar las funciones contratadas, así que lo más recomendable es que cuente con una sólida reputación. 
  • Calidad: la garantía de calidad es fundamental a la hora de confiar un proyecto, así que escoge a una organización que asegure buenos resultados desde el primer momento y hasta el último día del contrato, que ofrezca un trato personalizado, profesional y haga un seguimiento eficaz del plan de acción. 

Si necesitas un socio que cumpla con tus expectativas, no dudes en contactar con nosotros, somos una empresa sólida formada por más de 8.000 personas a las que les apasiona su trabajo. Somos especialistas en externalización en activo desde hace 45 años y el mejor compañero para la transformación digital 360º que tus clientes demandan. Hemos sabido adaptarnos a los tiempos y necesidades del mercado, cubriendo con éxito una larga lista de servicios y soluciones para nuestros más de 1.200 clientes. 

Cómo empezar la externalización en tu empresa

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El sector de la externalización no ha dejado de crecer en estos últimos años. Este supone una oportunidad para las empresas de potenciar sus capacidades de gestión y administración tecnológica y de personal.   

Además, debido al gran crecimiento de la competitividad, muchas compañías necesitan externalizar actividades para no perder de vista el core business, desarrollar las actividades que son claves en su negocio y dar servicios mucho más especializados a sus clientes. Si bien es cierto, que a diferencia del BPO, la externalización abarca cualquier tipo de actividad, no solo la que es considerada “no primaria”. 

Es una forma de mejorar la capacidad de adaptación de las empresas a los entornos cambiantes, en los que hace falta realizar cambios sustanciales que mejoren la capacitación de las mimas para dar, de forma rápida y eficaz, una respuesta a las necesidades del mercado. 

Muchas compañías siguen pensando que externalizar supone perder el control, pero los innumerables aspectos positivos que trae consigo, la avalan como estandarte de crecimiento y evolución. Es más, la gran mayoría de sociedades que han decidido mejorar han apostado por la externalización. 

¿Por qué dar el paso de la externalización? 

Externalizar es sinónimo de flexibilizar. Ayuda a las empresas a eliminar rigidices aportando mayor margen de crecimiento. Las permite ser más productivas y eficientes. 

A esto, hay que sumarle los múltiples beneficios que aporta: 

  • Permite focalizar los esfuerzos en la actividad primaria. 
  • Genera una mayor profesionalización gracias a la incorporación de perfiles expertos al proyecto. 
  • De lo anterior, se concatena una mejora de la calidad en los servicios o productos que se presentan.  
  • Reduce los costes. 
  • Aumenta la productividad. 
  • Reduce los riesgos. 

Claves para comenzar la externalización en tu empresa 

Ahora bien, surge una importante diatriba cuando se quiere iniciar este proceso para mejorar la productividad empresarial porque no se sabe muy bien cómo empezar la externalización o por dónde comenzarla.  

Lo primero, y más importante, es saber qué actividades se van a hacer con recursos propios y cuáles van a necesitar la ayuda de un partner o proveedor. 

En este caso, lo más aconsejable es empezar con aquellos servicios que no forman parte directa del proceso productivo, como, por ejemplo, la atención al cliente, asesorías contables y tributarias, el desarrollo web… y olvidarse de dejar en manos de terceros las core. Sin embargo, hay empresas que externalizan sus actividades principales, pero manteniendo un control absoluto del proceso.  

El siguiente paso sería plantearse ciertas preguntas cuyas respuestas irán guiándote para saber cómo realizar este proceso de outsourcing: 

  • ¿La compañía es competitiva en el mercado en el que opera? Esta pregunta define el tipo de externalización que necesitará la compañía: outsourcing a nivel local u offshoring. 
  • ¿Cuáles son las competencias core? Al identificarlas adecuadamente se acotan las actividades que pueden ser externalizadas.  
  • ¿El grupo conoce sus costes de estructura y de departamentos? La respuesta a esto es una de las razones más populares de la externalización. Reducir costes es importante, pero para ello hay que saber cuál es el área que más conviene “delegar”.  
  • ¿La compañía está aplicando las estrategias correctas de gestión, personal y procesos para ser competitiva? La estrategia que se está siguiendo debe tenerse en cuenta a la hora de analizar qué proceso se va a externalizar. 
  • ¿Puede ser el outsourcing una pieza clave para conseguir los objetivos? Con un DAFO se obtendrá la respuesta.  

Después de dar respuesta a todas estas preguntas y tener más o menos definida la estrategia surge la duda de cuándo llevarla a cabo. La verdad es que no hay un momento perfecto, pero sí más adecuado. Este es cuando los costes fijos están muy altos, la inversión que se debe hacer para dar un servicio de calidad es superior a los beneficios o simplemente cuando tu empresa lo necesita para crecer y mejorar.  

El outsourcing es un modo de mejorar los resultados de la cadena de valor. El proveedor se presenta como un partner que aporta valor en el proceso productivo. 

¿Qué es BPO?

qué es BPO

Seguramente hayas oído mil veces el término BPO a lo largo de tu carrera profesional y no sepas la traducción literal al inglés o de dónde provienen las siglas, pero lo que sí es seguro, es que sabes que es clave para mejorar la competitividad de las empresas hoy en día.

Significado de BPO

BPO viene de las siglas inglesas Business Process Outsourcing cuya traducción literal es externalización de procesos del negocio. Es decir, poner en manos de terceros un proceso o servicio para mejorar la actividad. Una subcontratación de funciones de procesos de negocio mediante proveedores externos.

Hoy en día, se compone de una amplia gama de actividades de servicios empresariales que son externalizados en compañías especializadas en distintos procesos de negocio como son, la atención a clientes, contabilidad, RRHH…

El BPO es un sector muy prolífero en estos últimos años. No ha dejado de crecer la demanda de este tipo de servicios ni con la llegada de la covid-19. ¿El motivo del aumento de la externalización? La oportunidad que ofrece a las compañías de potenciar sus capacidades de gestión y administración tecnológica y de personal a través de “delegar” procesos. Además, hay que mencionar, que debido al gran crecimiento de la competitividad, muchas empresas necesitan externalizar para no perder el foco en el Core Business y desarrollar las actividades que son clave en su negocio.

Es una forma de adaptarse a los entornos cambiantes en los que vivimos y en los que hace falta realizar cambios sustanciales que mejoren la capacitación de la empresa para dar, de forma rápida y eficaz, una respuesta a las necesidades del mercado.

En los últimos años la externalización de servicios ha marcado tendencia en diversos sectores de la economía. Las grandes empresas españolas dedicaron 18.000 millones a externalizar servicios tecnológicos en 2021. Según datos de la consultora Quint, esto supone un 49% de su gasto total en tecnología. Dentro de los sectores que más utilizan esta modalidad, el de la logística y el transporte es el que más dispuesto está a tercerizar seguido de la industria química y la manufactura. Una cosa está clara, en los últimos años la externalización de servicios ha marcado tendencia en diversos sectores de la economía debido a los múltiples beneficios que aporta.

Ventajas que aporta la externalización

El principal objetivo que buscan las empresas con la externalización es reducir costes y mejorar la eficiencia de sus actividades entre otros muchos beneficios.

  • Reducción de los costes en contratación de personal y equipamiento tecnológico.
  • Posibilidad de abrir nuevas líneas de negocio.
  • Focalizar los esfuerzos en las áreas centrales.
  • Mayor rapidez de respuesta para clientes o proveedores.
  • Mayor flexibilidad de la empresa para afrontar cambios.
  • Especialización y mejora del conocimiento de negocio.

Tipos de BPO

El BPO se divide en: back office y front office.

  • Back Office: conjunto de tareas relacionadas con la administración y la eficiencia del buen funcionamiento interno de una empresa que son esenciales para que la corporación funcione correctamente, pero que no generan ingresos directos.  La externalización en el back office suele estar enfocada en tareas para las que la compañía no está preparada o a las que no puede dedicar el tiempo necesario.
  • Front office: los procesos que se incluyen en el front office tienen relación directa con los clientes, es decir trato con el consumidor (atención al cliente, telemarketing, ventas…). En un sentido literal, todo lo que ocurre en el front se da “delante” del negocio. Estas acciones supondrán una parte importante de la actividad económica empresarial y será fundamental dejar en manos de expertos la gestión de alguna de ellas, ya que hoy en día, la atención al cliente y el trato al mismo es esencial.

Además de estas dos amplias categorías, los servicios de BPO se pueden clasificar por ubicación geográfica o en base al tipo de apoyo que brindan. En el caso de la localización en la que se encuentra la externalización del servicio se puede hablar de externalización en el extranjero.

Si necesitas externalizar cualquier servicio o proceso no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Somos líderes del sector!