El BPO ya no es solo el futuro de las empresas, es su presente. En un mundo en el que cada vez tiene más valor la especialización, la necesidad de externalizar procesos y ponerlos en manos de expertos se ha convertido en algo crucial para el éxito de las compañías. La transformación digital, acelerada por la pandemia, empujó a las organizaciones a adaptarse rápidamente a una nueva manera de trabajar, castigando duramente a aquellas que no fueran capaces de adaptarse. Según datos de la Asociación Española de Empresas de Consultoría, los ingresos procedentes de los servicios de outsourcing alcanzaron los 7.658 millones de euros en 2021. 

Y es que la externalización conlleva un ahorro importante para las empresas que apuestan por ella, no solo porque pueden centrarse en otras tareas y ser más productivas, sino también porque la compañía de BPO ya cuenta con el personal y las instalaciones apropiados, algo que, de tener que llevarlo a cabo por sí misma, le supondría un gasto elevadísimo y, probablemente, las más pequeñas optarían por no implementarlo. 

Escasez de talento

La transformación digital también ha disparado la demanda de perfiles tecnológicos, algunos tan especializados que resulta complicado encontrar personal lo suficientemente preparado como para afrontar el desafío. Según datos de Eurostat, aproximadamente un 1 % de los puestos que se ofrecen, es decir, unos 109.000, no llegan a cubrirse. 

Las empresas han visto en la externalización una tabla salvadora con la que suplir esa búsqueda incansable: la compañía de BPO cuenta con expertos en diferentes áreas, y, como es el caso de Servinform, también con los que resuelven de forma exitosa cualquier necesidad derivada de la transformación digital. Eso supone un gran alivio para el altísimo porcentaje de organizaciones, en un 70 %, PYMES y de menos de 200 trabajadores, que no consigue cubrir sus vacantes. Según un reciente informe de IESE Business School, el déficit de talento se da especialmente en las áreas de inteligencia artificial y big data (85 %) y marketing digital (82 %). Las empresas consultadas para el estudio indicaron que los conocimientos profesionales más demandados en 2025 serán los relacionados con idiomas, regulación medioambiental, big data, marketing digital, IA y robótica. 

En Servinform lo sabemos muy bien, por eso estamos preparados con profesionales que se adaptan a las nuevas necesidades. De esa manera, al externalizar procesos, nuestros clientes se pueden centrar exclusivamente en crecer y especializarse en su ámbito, olvidándose de quebraderos de cabeza innecesarios. 

Externalizar procesos, la clave

Y es que la externalización conlleva muchísimas ventajas, por eso no es de extrañar que haya crecido tanto el número de organizaciones que apuesta por esta fórmula: según un informe de NTT Services, se estima que el 45 % de las empresas ha planeado aumentar su subcontratación desde la pandemia, a menudo buscando habilidades que no pueden cubrir por sí mismas. En otras ocasiones, lo que quieren es una reducción de los costes y, en todos los casos, consiguen mucho más de lo que esperaban: agregar valor a su actividad empresarial, lo que puede traducirse en elevados beneficios y una mayor motivación de los empleados, que sienten que se dedican realmente a lo importante y ven un mayor crecimiento de la organización en la que se desenvuelven. 

No hay que olvidar, además, que externalizar procesos conlleva que esos servicios que se delegan van a llevarse a cabo con una dosis de calidad extra que de otra forma no sería posible, sin errores y en un plazo de tiempo generalmente más corto que si lo ejecutara la propia empresa. Igualmente, al gestionarse la tarea de forma más eficiente, se reducen riesgos que puedan dañar la imagen de marca. 

¿Qué se puede externalizar?

El refranero está repleto de sabiduría, frases como “zapatero a tus zapatos” o “el que mucho abarca, poco aprieta” serían aplicables a este punto. Lo ideal es que los negocios dejen en manos de expertos esas tareas que les alejan de su objetivo principal. Aquí podríamos hablar de: 

• Procesos completos: como pueden ser la gestión de nóminas o la contabilidad financiera. 
• Parciales: por ejemplo, la digitalización de los contratos o la preparación de cuentas anuales. 
• Masivos: aquellos en los que se maneja mucha información. 

• De bajo valor añadido: que son de obligado cumplimiento, pero que no están relacionados con la actividad principal. 
• Repetitivos: formados por tareas que se repiten. 
• Procesos que consumen muchos recursos: son los que siempre se deberían externalizar, porque ‘queman’ valioso tiempo y dinero que podría dedicarse a otras tareas mucho más productivas. 

En Servinform somos especialistas en outsourcing, nuestra dilatada experiencia y nuestros más de 1.200 clientes satisfechos nos avalan. Si estás pensando en externalizar procesos, no lo dudes y ponte en contacto con nosotros, estamos seguros de que podremos ayudarte. 

El sector de la externalización no ha dejado de crecer en estos últimos años. Este supone una oportunidad para las empresas de potenciar sus capacidades de gestión y administración tecnológica y de personal.   

Además, debido al gran crecimiento de la competitividad, muchas compañías necesitan externalizar actividades para no perder de vista el core business, desarrollar las actividades que son claves en su negocio y dar servicios mucho más especializados a sus clientes. Si bien es cierto, que a diferencia del BPO, la externalización abarca cualquier tipo de actividad, no solo la que es considerada “no primaria”. 

Es una forma de mejorar la capacidad de adaptación de las empresas a los entornos cambiantes, en los que hace falta realizar cambios sustanciales que mejoren la capacitación de las mimas para dar, de forma rápida y eficaz, una respuesta a las necesidades del mercado. 

Muchas compañías siguen pensando que externalizar supone perder el control, pero los innumerables aspectos positivos que trae consigo, la avalan como estandarte de crecimiento y evolución. Es más, la gran mayoría de sociedades que han decidido mejorar han apostado por la externalización.  

¿Por qué dar el paso de la externalización? 

Externalizar es sinónimo de flexibilizar. Ayuda a las empresas a eliminar rigidices aportando mayor margen de crecimiento. Las permite ser más productivas y eficientes. 

A esto, hay que sumarle los múltiples beneficios que aporta: 

• Permite focalizar los esfuerzos en la actividad primaria. 
• Genera una mayor profesionalización gracias a la incorporación de perfiles expertos al proyecto. 
• De lo anterior, se concatena una mejora de la calidad en los servicios o productos que se presentan.  
• Reduce los costes. 
• Aumenta la productividad. 
• Reduce los riesgos. 

Claves para comenzar la externalización en tu empresa 

Ahora bien, surge una importante diatriba cuando se quiere iniciar este proceso para mejorar la productividad empresarial porque no se sabe muy bien cómo empezar la externalización o por dónde comenzarla.  

Lo primero, y más importante, es saber qué actividades se van a hacer con recursos propios y cuáles van a necesitar la ayuda de un partner o proveedor. 

En este caso, lo más aconsejable es empezar con aquellos servicios que no forman parte directa del proceso productivo, como, por ejemplo, la atención al cliente, asesorías contables y tributarias, el desarrollo web… y olvidarse de dejar en manos de terceros las core. Sin embargo, hay empresas que externalizan sus actividades principales, pero manteniendo un control absoluto del proceso.  

El siguiente paso sería plantearse ciertas preguntas cuyas respuestas irán guiándote para saber cómo realizar este proceso de outsourcing: 

• ¿La compañía es competitiva en el mercado en el que opera? Esta pregunta define el tipo de externalización que necesitará la compañía: outsourcing a nivel local u offshoring. 
• ¿Cuáles son las competencias core? Al identificarlas adecuadamente se acotan las actividades que pueden ser externalizadas.  
• ¿El grupo conoce sus costes de estructura y de departamentos? La respuesta a esto es una de las razones más populares de la externalización. Reducir costes es importante, pero para ello hay que saber cuál es el área que más conviene “delegar”.  
• ¿La compañía está aplicando las estrategias correctas de gestión, personal y procesos para ser competitiva? La estrategia que se está siguiendo debe tenerse en cuenta a la hora de analizar qué proceso se va a externalizar. 
• ¿Puede ser el outsourcing una pieza clave para conseguir los objetivos? Con un DAFO se obtendrá la respuesta.  

Después de dar respuesta a todas estas preguntas y tener más o menos definida la estrategia surge la duda de cuándo llevarla a cabo. La verdad es que no hay un momento perfecto, pero sí más adecuado. Este es cuando los costes fijos están muy altos, la inversión que se debe hacer para dar un servicio de calidad es superior a los beneficios o simplemente cuando tu empresa lo necesita para crecer y mejorar.  

El outsourcing es un modo de mejorar los resultados de la cadena de valor. El proveedor se presenta como un partner que aporta valor en el proceso productivo.