La CX predictiva y proactiva: cómo anticiparte a las necesidades del cliente

Las crecientes facilidades que ofrece la tecnología hacen que las demandas de los clientes evolucionan a ese mismo ritmo. Ahora las empresas se enfrentan al desafío de no solo satisfacer, sino de anticipar las necesidades de sus consumidores y aquí entran en juego la Experiencia del Cliente (CX) predictiva y proactiva, dos estrategias que están redefiniendo la manera en que las marcas interactúan con su audiencia.

De la CX predictiva a la proactiva

Tradicionalmente, las empresas adoptaban un enfoque reactivo en su relación con los clientes, respondiendo a consultas y resolviendo los problemas después de que estos ocurrían, sin embargo, eso ya no es sostenible. Según un estudio de Salesforce, el 76% de los consumidores espera que las empresas entiendan sus necesidades y expectativas, un reflejo claro del cambio de modelo. La CX proactiva implica adelantarse a los problemas y necesidades del cliente, ofreciendo soluciones antes de que ellos las soliciten. Una gran ayuda para lograrlo es apoyarse en la CX predictiva, que utiliza datos y análisis avanzados para predecir comportamientos futuros y necesidades del cliente, permitiendo así la hiperpersonalización. El análisis predictivo aplicado a la CX se traduce en:
  • Personalización de ofertas: recomendaciones de productos o servicios basadas en compras anteriores y preferencias.
  • Prevención de abandono: se pueden identificar señales de que un cliente podría abandonar la marca, facilitando acciones de retención antes de que ocurra.
  • Optimización de operaciones: predicción de picos en la demanda que permita adaptarse y mantener la calidad del servicio.

Tecnologías que impulsan la CX predictiva y proactiva

Anticiparse a las necesidades de cada cliente es posible gracias al uso de distintas tecnologías:
  • Big data y analítica avanzada: el big data capta un enorme volumen de datos y la analítica avanzada los transforma y los convierte en información muy útil para la toma de decisiones estratégicas.
  • Inteligencia artificial y machine learning: son capaces de analizar grandes volúmenes de datos, permitiendo identificar las preferencias de cada usuario y sus patrones de comportamiento.
  • Automatización y bots inteligentes: los asistentes virtuales potenciados por IA, como los chatbots o los voicebots, ofrecen atención al cliente 24/7. Son capaces de resolver consultas de manera cada vez más eficiente y personalizada, mejorando su comportamiento a partir de la información que van recibiendo, lo que les permite un grado de personalización cada vez más alto. Nuestra solución CBOT, te ayuda a gestionar tus chatbots de forma integral.

Tipos de comunicación proactiva

Toda la información que se recopila a partir del análisis predictivo sirve de poco si no se crea una estrategia de comunicación personalizada y efectiva que se anticipe a las necesidades de cada cliente. Aquí la omnicanalidad es esencial, ya que facilita la interacción a través de múltiples canales (email, SMS, redes sociales, apps propias, etc.) de manera integrada y coherente, facilitando la accesibilidad y mejorando la experiencia del usuario.

Los principales tipos de comunicación proactiva son:

  • Alertas y notificaciones: ideales para informar de forma clara y concisa de cualquier evento que afecte al cliente: gestiones, citas, novedades, etc.
  • Comunicaciones personalizadas: promociones, ofertas o recomendaciones basadas en los intereses del usuario.
  • Asesoramiento: información útil para guiar al usuario con aspectos relacionados con la marca: noticias, guías, tutoriales, tendencias, etc.

¿Qué beneficios aportan la CX predictiva y proactiva?

Estas nuevas fórmulas de gestión de la experiencia del usuario suponen numerosas ventajas para todas las partes, ayudando a fortalecer la relación entre los clientes y las marcas. ¿Cuáles son las principales?

  • Para las empresas
    • Mejora de la retención: mejora la satisfacción de los clientes, haciéndolos más leales.
    • Incremento de ingresos: las ofertas pueden ser más personalizadas, impulsan con ello las ventas.
    • Eficiencia operativa: la automatización de procesos supone un ahorro de costes y una mayor agilidad, ahorrando recursos para las tareas más estratégicas.
  • Para los clientes
    • Experiencias personalizadas: los clientes se sienten más valorados y pueden aprovechar mejor lo que les ofrece la marca.
    • Resolución rápida de problemas: disminuye el tiempo y también las preocupaciones de los clientes ante los inconvenientes.
    • Mayor satisfacción: las interacciones regulares y personalizadas aumentan su confianza en la marca.

¿Cómo implementar una estrategia de CX predictiva y proactiva en tu empresa?

Si quieres aprovechar todos los beneficios que te ofrecen la CX predictiva y proactiva, debes contar con un plan bien definido y estructurado que abarque todos los procesos:
  1. Centraliza los datos: integra todas las fuentes de información del cliente en una sola plataforma.
  2. Adopta tecnologías avanzadas: invierte en IA, machine learning y herramientas analíticas.
  3. Forma a tus equipos: capacita a tus profesionales en el uso de nuevas tecnologías enfocadas en el cliente.
  4. Cultura organizacional: fomenta una mentalidad proactiva y conectada con las necesidades del cliente.
  5. Monitoriza y optimiza los procesos: establece KPIs claros y ajusta la estrategia según los resultados obtenidos.
El avance tecnológico seguirá ampliando las posibilidades de la CX. Tendencias como el Internet de las Cosas (IoT), la realidad aumentada y la inteligencia artificial emocional permitirán interacciones aún más personalizadas y contextuales. Adoptar una estrategia de CX predictiva y proactiva no es solo una ventaja competitiva, sino una necesidad en el mercado actual. Las empresas que logren anticipar y satisfacer las necesidades de sus clientes no solo mejorarán su satisfacción y lealtad, sino que también impulsarán su crecimiento y éxito a largo plazo. En Servinform, estamos comprometidos con ayudar a las empresas en esta transformación. Contamos con la experiencia y las herramientas necesarias para implementar soluciones de CX avanzadas que generen resultados reales. ¿Quieres llevar la experiencia de tus clientes al siguiente nivel? ¡Contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a marcar la diferencia! 

Sebastián Pacheco

Director de Innovación y Control de Gestión de CX

sgpm@servinform.es

¿Qué es el click to call y por qué incluirlo en tu web?

ley de atención al cliente

¿Qué es el click to call?

¿Cuál es el secreto de la captación de clientes? Sin duda, es una combinación compleja de diferentes factores en la que la omnicanalidad tiene mucho que ver. Y es que, cuanto más sencillo sea contactar con tu negocio, más posibilidades habrá de que ese cliente potencial acabe adquiriendo tus servicios o productos. Según una encuesta de American Express, el 70 % de los consumidores gasta más dinero en empresas que ofrecen un buen servicio, por eso es importante que se lo pongas fácil y ¿qué hay más fácil que un botón que al pulsarlo contacta directamente con la empresa?

Cómo funciona el click to call

Se trata de un botón situado en tu página al que el cliente accede y pulsa, conectando rápidamente con la empresa sin necesidad de abandonar el sitio web. Para el cliente es muy rápido y cómodo, porque puede ponerse en contacto de forma inmediata con la compañía para resolver sus dudas. Esto mejora su experiencia y aumenta las posibilidades de que consuma y de que se convierta en un usuario fiel y recomiende tu marca. No hay que olvidar que la inmediatez es cada vez más importante y los usuarios exigen respuestas rápidas que resuelvan satisfactoriamente sus demandas.

Beneficios de incluir el click to call en tu web

  • Menos gastos: el click to call reduce los costos, ya que un sencillo botón focaliza llamadas de todo el mundo en un mismo lugar, ayudando a la expansión de tu negocio. 
  • Incremento de las ventas: esa persona que navega por tu página web pensando que tus servicios son interesantes puede convertirse en un futuro cliente gracias a la facilidad de contacto del click to call. En algunos casos, las llamadas desde la web suponen hasta un 60 %de las totales recibidas diariamente. 
  • Mejora en la atención al cliente: la comodidad y rapidez de conexión facilita significativamente la comunicación, potenciando las ventas: ¿sabías que, según un estudio de Dimensional Research, más del 50 % de los consumidores realiza una compra adicional con una empresa después de una experiencia positiva? Teniendo en cuenta que atraer a un nuevo cliente es hasta 7 veces más caro que retener uno actual, merece la pena poner el foco en su satisfacción.  
  • Análisis de datos: las empresas pueden rastrear las llamadas realizadas a través de esta vía y obtener datos valiosos sobre la interacción, lo que ayuda a mejorar las estrategias de marketing y atención al cliente. 
  • Potencia la accesibilidad: el click to call facilita que las personas con discapacidad puedan contactar, ya que simplifica el proceso de llamada. 
  • Además, es personalizable, lo que permite adaptarlo a tu imagen de marca y configurarlo según tus horarios y necesidades. 
  • Mejora la imagen corporativa: la empresa ofrece facilidades de comunicación a sus clientes y se muestra cercana y abierta a resolver cualquier duda. 
  • Se adapta perfectamente al modo habitual de navegación de los usuarios -el móvil- haciendo más cómodo el contacto. Según Statista, los dispositivos móviles fueron en 2023 la principal forma de acceso a Internet, con más del 55 % del tráfico mundial.

¿Click to call o formulario?

Una segunda opción al formato de botón en el que se contacta directamente es el formulario. En este, el cliente rellena sus datos y la hora a la que le gustaría que le contactaran y es la empresa la que le llama.
Esta vía es menos directa, pero también cuenta con ventajas:

Para el cliente:
Tiene más flexibilidad y puede indicar la hora a la que está disponible. Sigue siendo una forma cómoda de contacto, ya que le evita molestos tiempos de espera. Puede indicar el motivo de la consulta, con lo que la llamada estará más personalizada.

Para la empresa:
Como sabe el número de llamadas que tiene que realizar, la planificación es más sencilla y puede asignar los recursos de manera más eficiente. Al poder revisar la consulta con antelación, puede prepararlo y ofrecer una respuesta más personalizada. En Servinform usamos el formulario con compañías de telefonía móvil. Lo interesante es que el usuario puede escoger la manera en la que desea que le contactemos: WhatsApp, videollamada, teléfono o chat. Este último, el chat, es una opción que también trabajamos con éxito con una conocida mutua.

Ambos formatos -botón o formulario- son gratuitos para el cliente. Lo único que necesitas para ofrecer este servicio de llamadas gratis es insertarlo en tu web, algo con lo que te podemos ayudar desde Servinform. ¿Quieres saber cómo implementar esta y otras soluciones que mejoran la experiencia? ¡No dudes en contactarnos!

8 estrategias para mejorar tu chatbot

estrategias para mejorar tu chatbot

En la era digital actual, es prácticamente imposible navegar por un ecommerce o visitar una página web sin encontrarse con un chatbot o asistente virtual. Este recurso basado en inteligencia artificial ha revolucionado la forma en que interactuamos con las marcas, ofreciendo soluciones instantáneas y efectivas, adaptadas a las necesidades del cliente. Es por esto por lo que su implementación es cada vez mayor en diferentes sectores.

¿Qué ventajas tienen los chatbots para las empresas?

Los chatbots proporcionan a las empresas la capacidad de responder a las nuevas demandas de los usuarios, dando una atención rápida, directa y personalizada. Por eso, estas soluciones están siendo clave en el panorama de la atención al cliente:

  • Rapidez y operatividad 24 horas: al ser un servicio automatizado, funciona cualquier día a cualquier hora, por lo que los clientes reciben respuestas inmediatas sin esperar a que un operador/a esté disponible.
  • Ahorro de costes y eficiencia: los chatbots pueden gestionar un enorme volumen de consultas simples al instante y sin errores, por lo que los teleoperadores se pueden centrar en aquellas más complejas que requieran una respuesta humana. Esto mejora ostensiblemente el servicio sin tener que elevar el presupuesto.
  • Mayor personalización: a través de la IA las empresas pueden conocer qué tipo de consulta realiza cada cliente, sus preferencias, productos que compra, etc. Esto permite ofrecer respuestas más personalizadas y ajustadas a sus necesidades.
  • Mejora continua: los chatbots ofrecen datos muy valiosos para poder conocer la calidad del servicio y los aspectos a mejorar. En base a esta información, se realiza un análisis y se mejora el desarrollo, perfeccionando los procesos.

Según un estudio de Tidio, el 88 % de los clientes tuvieron al menos una conversación con un chatbot en 2022, lo que demuestra el gran alcance que están teniendo esta tecnología en la atención al cliente. Además, las proyecciones del sector son muy positivas. Un estudio de Mordor Intelligence estima que para 2029 el tamaño del mercado de asistentes de inteligencia artificial aumentará en un 24 %. Por lo tanto, si todavía no estás aplicando esta tecnología, es momento de hacerlo. Pero teniendo en cuenta que no basta solo con implementarla, sino que es fundamental entrenar al chatbot para que se vaya ajustando a la naturaleza de tu negocio, a las demandas de tus clientes y a las cambiantes características del mercado. De esta forma conseguirás mejorar la experiencia del usuario ofrecida.

8 estrategias para mejorar tu chatbot

Llegados a este punto, ya sabes que entrenar a tu chatbot es importante, pero también tienes que tener en cuenta otras claves. Aquí te dejamos 8 estrategias que te ayudarán con su rendimiento:

  1. Analiza los datos más relevantes: lo primero es estudiar los puntos de mejora y para esto es fundamental poner el foco en los datos que respondan a las preguntas clave, que podrían ser algunas como estas: ¿cuál es la ratio de uso del chatbot?, ¿qué tipos de consultas predominan?, ¿cuántas consultas se llegan a resolver?, ¿cuántas ventas generan?
  2. Pide opinión a los usuarios: aunque hayas analizado una gran cantidad de datos, puede que no sepas por qué algunos elementos no funcionan como te gustaría. Por ejemplo: ¿por qué los usuarios abandonan la conversación en un momento concreto? Nadie mejor que ellos mismos para darte la respuesta.
  3. Aprovecha la tecnología del Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN): esto ayuda a mejorar tu chatbot, porque puede entender e interpretar mejor las intenciones de los mensajes recibidos (consulta, queja, petición más compleja, etc.) y de esta forma ofrecer respuestas más adecuadas a sus necesidades.
  4. Entrena a tu chatbot con diferentes preguntas: si integras la inteligencia artificial conversacional, el chatbot irá aprendiendo con las consultas, pero quizá no de la manera que quieres. Cuanto mayor sea el vocabulario que pueda comprender, mejor será la calidad del servicio. Por eso, es importante que pruebes regularmente sus respuestas ante diferentes preguntas, utilizando términos distintos.
  5. Define y trabaja la identidad del chatbot: si tu empresa tiene un tono propio alineado con sus valores, también debe proyectarlo el chatbot, como ocurriría con un/a agente humano. Además, ese tono debe adaptarse al tipo de público y a cada situación que se presente. Por ejemplo: no se responde con el mismo tono a una simple consulta que a una queja.
  6. Apuesta por la omnicanalidad: cada vez hay más vías de comunicación para realizar consultas, por eso es bueno que a la hora de mejorar tu chatbot lo integres eficazmente en más de un canal. Para ello, debes tener en cuenta en cuántos te interesa integrarlo y las peculiaridades de cada uno (funcionalidades, tipo de público, etc.).
  7. Conoce y ten en cuenta las limitaciones: por mucho que lo entrenes, seguramente tu chatbot no tenga la capacidad para gestionar todo tipo de cuestiones. En consultas más complejas conviene derivar a un/a agente, o al menos ofrecer esa opción al usuario. Así se podrá ofrecer una atención de más calidad que mejore la experiencia del cliente.
  8. No te olvides de la privacidad: gestionar adecuadamente los datos de los clientes es vital para no perder su confianza y evitar problemas reputacionales y legales para tu empresa. Ante cualquier duda, ponte en contacto con algún especialista.

Los chatbots son una herramienta con un gran potencial, gracias a su rápido desarrollo y a las ventajas que supone la integración de la inteligencia artificial generativa en ellos. Sin embargo, no es sencillo conseguir uno que realmente sea eficiente y te ayude a mejorar la experiencia del usuario. ¿Quieres saber más sobre cómo mejorar tu chatbot y tus servicios de atención al cliente aplicando tecnología inteligente? En Servinform ofrecemos diferentes soluciones. ¡Contacta con nosotros!

6 claves para implementar la IA en tu negocio

claves para implementar la IA

La irrupción de la inteligencia artificial, en ascenso imparable, está suponiendo toda una revolución para las empresas. Su capacidad para analizar datos -incluso en tiempo real- hace posible mejorar y personalizar las experiencias de los usuarios y es una potente herramienta para automatizar procesos, mejorar la toma de decisiones y optimizar la productividad. Ahora más que nunca, las organizaciones son conscientes de que implementar IA ya no es solo una opción. Según el último informe de Ontsi sobre su uso en España, publicado en 2023 con datos del INE y de Eurostat, el número de compañías de más de 10 empleados que la han incorporado en sus procesos ha crecido en 3,6 puntos, hasta un 11,8 %, especialmente en las más grandes, pero también ha aumentado su uso en un 4,6 % en las microempresas. En total, el estudio estima que España ocupa la decimocuarta posición en la adopción de IA, dentro de la media europea.   Según otro reciente informe, realizado por Randstad junto con la patronal, un 46 % de las empresas en España estaría utilizando IA, sobre todo para el análisis y predicción de datos (46 %), la optimización de tareas administrativas (38 %) y la automatización de procesos productivos (36 %).  No es de extrañar, por tanto, que miles de negocios como el tuyo se estén planteando incorporarla: si tú no lo haces, ten por seguro que lo hará la competencia. Desde Servinform queremos ayudarte con una serie de recomendaciones que te guiarán en el proceso. 

6 Claves para implementar la IA en tu negocio

La IA ofrece un sinfín de oportunidades para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en las organizaciones. Sin embargo, su implementación requiere de una planificación cuidadosa y una comprensión clara de sus implicaciones. Veamos cómo implementar la IA: 

  1. Define objetivos: plantéate qué quieres conseguir con la adopción de la inteligencia artificial. ¿Estás buscando mejorar la eficiencia operativa? ¿aumentar las ventas? ¿mejorar la experiencia del cliente? Este paso implica identificar las áreas específicas donde la IA puede generar valor. Recuerda que establecer metas concretas te ayudará a focalizar tus esfuerzos. 
  2. Mide tus recursos: necesitarás analizar la infraestructura de tu empresa para saber si está preparada para manejar esta tecnología. ¿Necesita actualizaciones de hardware o software? ¿cuenta con profesionales expertos en la materia? Además, asegúrate de tener acceso a los datos adecuados y de que estén limpios y bien estructurados para su análisis. Esto puede incluir cifras internas de la empresa, de clientes, proveedores, redes sociales, etc. 
  3. Identifica las áreas de aplicación: dependiendo de tus objetivos, podrás localizar esos puntos clave donde la IA puede resultar de gran ayuda. Quizás en tu caso estén en la automatización de tareas, en la mejora de la cadena de suministro, en el servicio de atención al cliente, etc. Ordena los diferentes escenarios de aplicación teniendo en cuenta la viabilidad técnica, su capacidad para generar impacto comercial y la alineación con los objetivos estratégicos de la empresa. 
  4. Selecciona la tecnología: una vez hayas identificado las áreas que te interesan podrás escoger las herramientas apropiadas y para ello lo mejor es contar con una opinión experta que te guíe en lo que necesita tu negocio: en Servinform disponemos de una amplia oferta de innovadora tecnología con IA que ayuda a nuestros clientes a conseguir sus objetivos, desde el correo robotizado, que mejora la organización y la productividad, pasando por nuestro CBOT (un sencillo pero efectivo chatbot fácil de usar para cualquier tipo de negocio), voicebots que agilizarán tu atención al cliente, etc.  
  5. Forma a tus empleados: independientemente de que contrates personal especializado, como ingenieros de datos o expertos en IA avanzada, es importante que hagas partícipe del nuevo paradigma al talento que ya conforma tu organización. Esto le ayudará a comprender el potencial de esta herramienta y a tomar decisiones más informadas. En este punto, es importante recordar que la nueva solución requerirá cambiar mentalidades de colaboradores o de clientes. Es un momento de transformación para toda la empresa. 
  6. Mide y ajusta: una vez implementada, deberás evaluar regularmente su rendimiento y verificar que, efectivamente, esas mejoras que buscabas se están materializando: ¿los tiempos se han reducido y has podido liberar a tus empleados de tareas monótonas y repetitivas para dedicarse a otras más creativas? o ¿la satisfacción de tus clientes se ha incrementado al disfrutar de una experiencia mucho más personalizada? Comprueba que los objetivos que te planteaste se están cumpliendo y corrige en caso de que sea necesario. 

Implementar la IA puede abrir tu negocio a un mundo de posibilidades y oportunidades, sin embargo, sabemos que es un proceso que puede resultar desafiante, por eso en Servinform nos comprometemos a ser tu aliado en este camino. Nuestros más de 45 años de experiencia ayudando a las empresas a conseguir sus objetivos y acompañándolas en su transformación digital nos convierten en el apoyo necesario que llevará a tu negocio hacia el futuro. ¡No dudes en contactarnos! 

5 errores a evitar en el servicio de atención al cliente

5 errores a evitar en el servicio de atención al cliente

La manera más rápida de perder a un cliente es convertir su experiencia con nuestra marca en un camino repleto de piedras: malas contestaciones, falta de empatía, tiempos excesivos para resolver consultas… Sin duda nada lo hará huir de forma más eficaz. Sin embargo, si aspiras a que tu negocio crezca y perdure en el tiempo, lo más probable es que busques todo lo contrario: un servicio atento que mejore la reputación y la viabilidad a largo plazo de tu empresa. ¿Sabías que, según una encuesta de Salesforce, un 80 % de los consumidores asegura que la experiencia que proporciona una empresa es tan importante como sus productos y servicios? Te recomendamos que pongas mucha atención a estos cinco errores críticos que deberás evitar a toda costa. 

5 Errores a evitar en el servicio de atención al cliente

1. Cuidar la primera impresión

Ante todo, el cliente busca sentirse valorado y comprendido, por eso es fundamental que cuando contacte con tu organización no tenga la impresión de ser simplemente un número más. ¿Sabías que, según un estudio de Microsoft, un 61 % de los consumidores ha cambiado de marca por un mal servicio en la atención al cliente? La persona que lo atienda debe ponerse en su lugar e intentar comprenderlo -incluso en los casos en los que no tenga razón- y es que la escucha activa es un arma excelente para poder entender lo que está pasando y resolver la consulta de la forma más ágil y eficaz posible. Además de ser una técnica de atención al cliente que aumentará tus ventas.    Debes de tener en cuenta que una falta de respeto puede erosionar gravemente la confianza y lealtad del consumidor y el resultado puede ser catastrófico, llevando a una reducción de los ingresos y a una reputación cuanto menos cuestionable.  Para potenciar este punto puede ser interesante que implementes programas de capacitación para los empleados centrados en la empatía. Toda inversión es poca cuando se trata de la felicidad de tus clientes. 

2. Respuestas tardías o poco eficaces

El tiempo es oro, especialmente en la ATC, y la paciencia de tu cliente tiene límites y, si ve que la respuesta o solución que espera se demora en exceso, puede que acabe abandonando tu marca. En estos casos es conveniente contar con un excelente servicio omnicanal para que el que el usuario pueda contactar a través de diferentes vías. Si, además, lo implementas con un chatbot o voicebot liberarás gran parte de la carga de trabajo de los agentes, ya que estos se podrán dedicar a tareas más complejas en las que aporten valor, mientras que el bot puede encargarse de aquellas cuestiones más simples que se pueden resolver fácilmente sin la intervención de un humano. 

3. Falta de transparencia

A nadie le gusta sentirse engañado. La confianza es un activo difícil de conseguir, pero muy, muy fácil de perder. Si el cliente sospecha que puede haber falta de transparencia en productos, servicios, políticas de empresa o problemas internos, sin duda estará más cerca de la puerta de salida de lo que puedas imaginar. La honestidad y la claridad en la comunicación es fundamental para mantener una comunidad de clientes fieles y que, con el tiempo, se conviertan en embajadores de tu marca. Para ello es importante comunicar de forma clara tanto las políticas de la empresa como las características de los productos. No dudes en establecer canales de comunicación abiertos donde los clientes puedan expresar sus dudas y preocupaciones. 

4. Personal poco preparado o con escaso interés

El agente de atención al cliente es una pieza fundamental de la compañía, porque es la cara visible de la empresa, el primer contacto del usuario con tu negocio. Por eso es importante que reciba la formación adecuada y que, además, se sienta motivado. Para ello deberás invertir en la formación continua de tus empleados, fomentar una cultura que valore la importancia del servicio al cliente y ofrecer condiciones e incentivos que les haga sentirse satisfechos en su puesto de trabajo y que les empuje a hacer carrera en la compañía.

5. Ignorar el feedback

La información que proporcionan los clientes es muy valiosa: te están señalando los puntos críticos que debes reforzar en tus productos y servicios, por lo que ignorarla puede salirte muy caro. Lo recomendable es establecer mecanismos para analizar el feedback que te proporcionan, de esa manera podrás anticiparte y solucionar lo antes posibles cualquier error. Además, eso les demostrará a tus usuarios que sus opiniones son escuchadas y valorarán positivamente la intención de la empresa de seguir mejorando.  Como ves, es importante que conozcas estos errores a evitar en la atención al cliente, para contar con una ATC de calidad que satisfaga las necesidades de tus usuarios. Si necesitas soporte tecnológico en este servicio no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de trabajar contigo. 

Cómo el correo electrónico robotizado impulsa la eficiencia en la gestión de clientes

correo electrónico robotizado

Cada día miles de empresas se enfrentan al caos que supone un buzón de correo mal organizado: emails que entran donde no deben, documentos adjuntos en diferentes formatos, correos que se pierden o nunca llegan a su destino… Es un problema que afecta a todas las áreas de la compañía, pero especialmente a aquellas que tienen contacto con el cliente, lo que supone un gran dolor de cabeza para su productividad y ventas. ¿Cuál es la solución? ¿Qué varias personas dediquen miles de horas a clasificar y enviar los emails a su lugar adecuado y desperdiciar así su talento en otras tareas más creativas?

Beneficios del correo electrónico robotizado

Afortunadamente, para estos casos se utiliza el correo electrónico automatizado, un sistema inteligente encargado de analizar, clasificar, ordenar y redirigir correctamente los emails que llegan de forma caótica a una compañía, así como los correos que las empresas usan internamente y con sus proveedores. El correo electrónico robotizado supone una herramienta eficaz para reducir costes y optimizar los recursos, aunque no es su único beneficio:

  • Ahorro de tiempo: al automatizarse, las miles de horas que antes se dedicaban a tareas tediosas desaparecen y las personas pueden enfocarse en otras más creativas, incrementando la producción y las ventas.
  • Fidelización de clientes: la automatización evita posibles errores, reduce tiempos y, por tanto, contribuye a una mayor satisfacción de los usuarios.
  • Retención del talento: uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas es la captación y retención del talento. Si un profesional tiene que dedicar gran parte de su jornada laboral a tareas que no aportan valor, sin duda se sentirá desmotivado y acabará buscando otro lugar donde desarrollarse. Implementar este tipo de soluciones permite que los empleados puedan centrarse en labores más gratificantes.
  • Aumento de la productividad: el principal foco de la atención de la compañía debe ser mejorar su core business, algo a lo que contribuye la automatización del correo electrónico. Eliminando problemas que fácilmente puede hacer una máquina, es más sencillo que los esfuerzos se dirijan a lo que realmente va a hacer destacar a la empresa frente a su competencia.

¿Cómo trabajamos en Servinform el correo electrónico robotizado?

En Servinform utilizamos tecnología de vanguardia para ayudarte a ordenar y clasificar adecuadamente tus buzones de correo de forma interna, ahorrándote tiempo, dinero y, sobre todo, efectividad en esa tediosa gestión. Como consecuencia directa, mejora la agilidad de respuesta, que repercute directamente en un aumento de las transacciones y cierres de ventas. Como hemos visto, uno de los principales beneficios que aporta el correo electrónico automatizado es incrementar la satisfacción de los clientes, eso mejora la imagen de la compañía e invita al usuario a repetir la experiencia y a convertirse en embajador de la marca, atrayendo a otros potenciales clientes. Lo cierto es que las empresas pueden recibir cientos de emails en una sola mañana y muchos de ellos no tienen por qué acabar en el buzón adecuado, por lo que se hace imprescindible que alguien, o algo, envíe cada correo a su lugar y clasifique correctamente la información que contienen. Ahí es donde entra la implementación de nuestras soluciones, como el uso de la tecnología IDP (Intelligent Document Processing) para analizar cada email de forma automática, clasificarlo y enviarlo al buzón correspondiente. Es capaz incluso de extraer los documentos adjuntos e indexarlos en el sistema del cliente para que este reciba toda la información meticulosamente ordenada y limpia. Solo en algunos casos en los que el robot tenga dudas sobre lo que hacer con determinados datos, estos pasan a manos de un agente, que finaliza la gestión. De esta manera, humanos y robots trabajan juntos, encargándose estos últimos de las tareas más monótonas y repetitivas. correo electrónico robotizadoPara implementar todo este proceso primero pasamos por una fase de consultoría para saber en qué punto se encuentra exactamente el cliente y cómo podemos mejorar su servicio. Este trabajo es muy exhaustivo, ya que solo analizando en profundidad podemos conocer sus necesidades y objetivos y establecer todas las opciones de automatización que se podrán aplicar en el futuro de forma personalizada. Una vez finalizado ese análisis inicial, entramos en una segunda etapa de robotización, en la que implantamos las soluciones apropiadas para cada caso. Por último, realizamos un seguimiento exhaustivo, vigilando y midiendo cada dato para conseguir el éxito a largo plazo, siempre al lado de nuestro cliente para que cumpla sus objetivos. Como puedes comprobar, el correo electrónico robotizado es una herramienta muy completa que puede mejorar la comunicación interna de las empresas y con sus proveedores y clientes, así como llegar a mejorar las ventas. En Servinform somos líderes en el desarrollo de tecnologías RPA e IDP. Trabajamos bajo un modelo de Smart Business donde aplicamos la tecnología para el logro eficiente de los objetivos de nuestros clientes, ¿quieres unirte al futuro empresarial? Nosotros te ayudamos, no dudes en contactarnos.  

María Aldea
Especialista en soluciones tecnológicas en Customer Communication y AI
mcaldea.garcia@servinform.es

Cómo recuperar un cliente insatisfecho en 5 minutos

recuperar un cliente insatisfecho en 5 minutos

¿Es posible que ese usuario enfadado pueda llegar a gastar más en su próxima compra en tu negocio? ¿Se puede recuperar un cliente insatisfecho en tan solo 5 minutos? Quizás parezca imposible, pero lo cierto es que un consumidor decepcionado con un producto o servicio puede, no solo revertir su enfado, sino, además, convertirse en un cliente mucho más fiel. ¿Y cómo es posible? La clave está en la rapidez de respuesta.  Según un estudio de Harvard Business Review, si el servicio de Atención al Cliente es capaz de resolver con agilidad una queja es muy probable que consiga retener y fidelizar. Pero los tiempos varían dependiendo del medio: si es por teléfono, el usuario espera que lo ayuden en 5 minutos, si es a través de redes sociales, el plazo sería de una hora y si es correo electrónico, entre 1 y 24 horas. En ese mismo informe -que se basó en la actividad de varias aerolíneas- se observó que los clientes estaban dispuestos a pagar casi 20 dólares más en su siguiente tique si les solucionaban el problema en 5 minutos, mientras que si lo hacían en 20 minutos esa predisposición se reducía a algo más de 8 dólares, a 3 dólares si se hacía en una hora y solo a poco más de 2 dólares si el tiempo excedía la hora. Y es que, en estos casos y más que nunca, el tiempo es oro. 

Cómo recuperar un cliente insatisfecho en 5 minutos

¿Cómo es posible que en tan solo 5 minutos el servicio de Atención al Cliente pueda ganarse la confianza de un comprador enfadado? Es un margen de tiempo muy corto, pero lo que hay que tener claro es que el consumidor todavía está ahí, ha abierto la puerta para marcharse de un portazo, pero aún no ha cruzado el umbral, eso sí: hay que actuar rápidamente, utilizando las mejores armas de un gran agente de ATC y así recuperar un cliente insatisfecho en 5 minutos. Según el State of Global Customer Service Report, un 56 % de los consumidores deja de comprar una marca tras una mala experiencia, así que, si no quieres que tus usuarios pasen a formar parte de la estadística, es fundamental que establezcas una mejora de la comunicación. 

  1. Lo primero y más urgente para recuperar a un cliente insatisfecho es que se sienta escuchado: en algunas ocasiones es lo único que busca y en otras, ayudará considerablemente a disminuir su descontento e incrementará su nivel de lealtad hacia la marca. Que compruebe que la empresa entiende sus necesidades, le escucha y tiene en cuenta su opinión es una vía muy efectiva para que dé a la compañía una segunda oportunidad. Aquí es fundamental que el agente muestre empatía y se interese. 
  2. El siguiente paso es reconocer el error: asumir la responsabilidad de que algo no se ha hecho bien es primordial, por lo que será necesario pedir disculpas y ofrecer una compensación. Dirigir la conversación hacia las soluciones te alejará del conflicto y disminuirá el enfado. Eso sí, no ofrezcas nada que no puedas cumplir, porque cuando el cliente se dé cuenta de ello, su insatisfacción será mayor que la inicial y probablemente, ya será imposible recuperarle. 
  3. Ofrece diferentes soluciones para enmendar el fallo y que pueda mejorar la experiencia, no solo del cliente al que intentas recuperar, sino también la de posibles futuros usuarios. Fíjate en lo que causó su malestar, ¿podría también afectar a otras personas? En realidad, que alguien se queje es positivo, porque puedes solucionarlo y evitar así que otros consumidores abandonen tu marca. Ten en cuenta que, en ocasiones, se irán en silencio y no sabrás porqué. 
  4. Si ninguna de las soluciones que ofreces es suficiente, siempre puedes preguntar directamente qué puedes hacer para que vuelva, si lo que propone es viable y observa que trabajas en solucionar el error, te habrás ganado su confianza y estará dispuesto a gastar más la próxima vez. 

El chatbot y la IA

Como ves, recuperar a un cliente insatisfecho no es una tarea imposible, pero es importante siempre conocer el origen de su enfado. Entre las razones más comunes figuran los tiempos de espera largos de los departamentos de Atención al Cliente, que, muchas veces, desbordados, son incapaces de abarcar la demanda del servicio. Desde Servinform combinamos la tecnología de los chatbots con el avance de la Inteligencia Artificial para paliar estas esperas tan molestas. Lo que hacemos es adaptar a los bots la tecnología de Dialogflow de Google, Open AI y otras para que reconozcan la solicitud del usuario en lenguaje natural y, a su vez, los integramos en nuestra herramienta Chrysalis, que ofrece una atención omnicanal. Así, muchas peticiones que antes se hacían exclusivamente por teléfono o por email, se resuelven eficazmente con un servicio disponible cualquier día del año y a cualquier hora, descongestionando otras vías de atención.